《秘书实务》第三章-会务工作.pptVIP

一、会议与会务工作（一）什么是会议 事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。 一、会议与会务工作（二）什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。 二、常见会议的种类一常务会议二专题会议三学术会议四代表会议 思 考 题 1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。 2.会议有哪些构成要素？ 3.简述会前准备、会间服务、会后处理各阶段会务工作的内容。 4.秘书怎样协助领导筹备会议和制订会议预案？ 5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？ 6.假设某次会议180人参加,20人服务,开会5天共40个小时,与会人员平均每小时工资15元,请计算该次会议的隐性成本。 三、会后后勤工作一 整理会议场地1.会场检查2.会场清理3.办理清退手续 第四节 会后处理 三、会后后勤工作二 安排返程工作1.做好与会人员返程票的登记、代购工作2.帮助与会人员做好返程准备3.送别与会人员 第四节 会后处理 三、会后后勤工作三 结算会议经费 收入结算 支出结算 第四节 会后处理 四、会务工作总结是在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。 第四节 会后处理 四、会务工作总结会务工作总结的方式： 1.座谈会 2.总结表彰会议 3.书面总结 第四节 会后处理 * 第三章 会务工作第三章 会务工作 《秘书实务》 第一节 会务工作概述 第一节 会务工作概述 第一节 会务工作概述 五现场会议 六联席会议 七电视电话、网络视频会议 八活动性会议 三、会议的构成要素一 会议议题二 会议名称三 与会人员四 会议时间 五 会议地点 六 会议组织形式 七 会议成本预算 第一节 会务工作概述 一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式1.明确召开会议的目的、任务2.会议的规模3.会议名称、时间、地点4.会议材料的组织和大会发言安排5.其他事项的安排（参见教材第100-101页示例） 第二节 会前准备 一、制订会议预案（二）拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。（参见教材第102—104页议程、日程表示例） 第二节 会前准备 二、编制会务工作程序表会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。（参见教材第105-107页示例） 第二节 会前准备 三、准备会议材料一会议文件的起草主题报告决议、决定开幕词、闭幕词参考材料候选人情况介绍……第二节 会前准备 三、准备会议材料二会议文件的审校三文件材料的印制和分发 第二节 会前准备 会前分发 报到、入场时分发 按座位发放 四、发出会议通知会议通知的基本要素： 第二节 会前准备 会议期限和议程 与会人员应做哪些准备 报到日期、地点 主办单位、联系人姓名及电话 会议名称 会议地点 会议目的 会议内容 五、布置会场与检查 第二节 会前准备 会场整体格局的布置 主席台座次布局 场区座次布局 第二节 会前准备 主席台座次安排（从台上往下看）1.主席台人数为奇数时：7????5????3????1????2????4????62.主席台人数为偶数时：6????4????2????1????3????5 第二节 会前准备 会见座席布局 第二节 会前准备 会见座席布局 六、落实后勤服务 一预订住宿客房 二安排会议餐饮 三落实交通保障 四印制有关票证 第二节 会前准备 一、统计到会人数常用的签到方式有：一 簿式签到二 卡片签到三 电子签到 第三节 会间服务 二、做好会议记录 一会议记录的结构一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。1.会议基本情况2.会议主体内容 第三节 会间服务 第三节 会间服务 会议记录结构示意图 XXX会议记录 会议时间： 会议地点： 出席与列席会议人员： 缺席人员： 会议主持人： 记录人： 主要议题： 发言记录：审阅：签字： 二、做好会议记录 二会议记录的方法1.详细记录2.择要而记3.灵活使用省略法4.用简便的写法代替复杂的写法5.做好记录整理工作 第三节 会间服务 二、做好会议记录 三会议记录注意事项1.实事求是2.注意保密 第三节 会间服务 三、编印会议简报会议简报有一套专门设计的固定版式，通常由报头、报身正文、报尾三部分构成。 第三节 会间服务 第三节 会