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IlasⅡ系统下西文现刊记到工作存在的问题浅析摘要：西文现刊记到工作是一项动态滚动的工作任务，笔者尝试从西文现刊记到工作的琐碎反复与自动化系统在西文现刊记到工作中存在的技术缺陷两个层面，分析探讨高校西文现刊记到工作中存在的问题。关键词：西文现刊；现刊记到；问题中图分类号：G254.319 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）14-0054-02一、引言现刊是指期次最新的出版时效在一年以内的连续出版物（期刊）。现刊记到能为读者提供明细的到馆数据，也为后续的催缺统计、过刊下架及装订工作提供有力的数据参考，在现刊管理中成为不可或缺的重要环节。期刊的现刊记到流程细节较多，是一项琐碎繁复的工作。特别是西文现刊记到，因为西文期刊本身存在着订购配送期较长、多卷期次、增刊副刊较多等问题，记到工作更为复杂，需要记到员倾注更多的精力去输入与校对数据。笔者所在图书馆使用的数据库平台是ilasⅡ图书馆自动化集成系统。笔者在长期的记到工作中发现ilas系统在西文现刊记到工作中也存在着一定的技术缺陷。针对西文现刊记到工作所可能出现的问题，笔者尝试在此探讨以期与同行交流。二、西文期刊记到出现的复杂情况1.卷次更改。正常刊一般一年中出版的为同一卷，但也有的在年中会另起一卷。西文期刊经常会出现这种连续出版的同年度内的同种期刊卷次更改的问题。这就需要记到员不但要记到期刊的卷期次，同时也要记到期刊出版顺序的总期次。这样既可以清楚地了解期刊的发行情况，又可以了解期刊的到馆情况，避免了因卷期次的变更，而造成的期刊混乱，能使记到工作保证清晰准确。2.期次顺序被打乱及缺期。西文期刊期次顺序被打乱的现象比较常见，这里面有订货时间的原因，也有发货时间的原因。（1）订货时间的延迟。西文期刊由于需要供货商与国外出版商的业务洽谈和一定时间段的供货期，订货一般要在头一年的9月份左右的时间开始，比中文期刊要提前一段较长的时间。如果订货时间较晚，那发货时间也相应推迟。这样可能不会保证订阅的当年期刊从一月份开始一直到十二月份截止，而有可能是从年中某月开始到次年某月截止，同时也可能造成某些期刊的缺期。（2）发货顺序被打乱。主要是因为出版商发货滞后或者是发货中转中出了纰漏造成的。比如台湾出版的《造园》是一年四期，但这份期刊往往滞后一年甚至两年才会到货，所以在当年的该刊记到中就会显示“缺期”。再比如，某种期刊的29卷第1、2、4期已经到货，但是第3期延迟两个月才发货。商家发货信息是按期刊的卷期次顺序排列，但发货时间被打乱。如果按照发货时间顺序来记到，卷期次又会被打乱。所以这种情况如果频繁出现，记到格也会相应的做修改，就会给记到工作带来一定的麻烦。3.增减刊现象的频繁出现。（1）增刊是指有些期刊临时增加了副刊、特刊、别册、附录等与正刊同卷期次的单册或多册期刊。有的增刊在商家的发货信息中有所显示，有的则不显示。因为记到工作需要与期刊的发刊情况作比对，所以在发货信息中显示的增刊也应列入记到格中，不显示的则直接在正刊记到格的备注中注明，不需要单独列出。（2）减刊主要是因为期刊的合并或者停休造成的。合刊是把同一期刊的两期或多期合为一期同册出版发行，其出现的时间段不定。并刊是将两种不同的期刊合并为同种期刊。比如，ID：The International Design Magazine.2010年3月24日并入Print：America’s Graphic Design Magazine.这样，并入之前分别记到，并入之后要合并记到，并在两者的书目数据中分别注明。西文期刊中，停刊休刊也较为常见。比如，Step Inside Design.2010年4月7日停止出版。这样的话，著录的数目数据要保留，但是记到停止。减刊往往会删减已经预留好的记到格，如果再与发货顺序被打乱的问题同时出现的话，可能涉及修改的记到格就会比较多。4.一刊多版。西文期刊中某些期刊会针对不同类型的读者出版两种或多种系列的不同期刊。一个系列的期刊一种刊名，卷期次也各自有序，但不同系列的期刊刊号与ISSN号却是相同的。比如刊号为480B0087，ISSN号为0004-3125的期刊就有两种系列，分别是Art Education.与NAEA News.有时候，不同系列的两册期刊会同时到货。对于这种一刊多版的期刊，书目数据可以按照一条来著录，记到则分开系列前后衔接排列在一起。三、手工记到的局限与自动化系统的不完善1.手工记到的局限。记到工作比较枯燥，都是数据录入，在操作中记到员很容易走神造成录入失误。很多记到员还喜欢用制作纸质记到本的传统方式来作为数据库记到的补充，在事先制定好的记到格中勾勾画画，这样一旦遇到增减刊等问题的出现，记到格就很不容易变更，提前做好的纸质记录表就会被打乱。同时，这样的表格中也无法体现某期次期刊的到货时间等复