办公自动化讲稿【参考】.docVIP

第一章 办公自动化基本理论(3课时) 本章重点： 办公自动化的要素 办公自动化结构层次 办公自动化技术 办公自动化系统的发展历程 办公自动化系统的安全控制 第一节 办公自动化的基本概念 本节重点： 办公自动化定义 办公自动化要素 办公自动化结构层次 办公自动化类型 办公自动化技术 一、办公自动化概况 办公是指人们在进行生产活动、科学实践和行政管理中，为实现一个具体的工作目标，所从事的事务或信息处理，简言之，主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作。办公室间隔上是一个管理的过程，管理的核心是人与知识，管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通（Communication）、协作（Cooperation）和控制(Control)水平。 办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。这一过程是一个围绕单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动过程。传统办公以纸张作为数据的基本载体，并且通过手工方式来完成一系列工作。由于纸质文档的生成、查询、修改和管理既费工、费时，又容易出错，因此这种办公方式严重影响办公事务处理的效率及质量。办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用、信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的。它利用先进的科学技术和计算机等办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，将人们从大量的繁重、重复的办公事务中解放出来，许多办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，从而减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。 办公自动化的概念最早由美国在20世纪60年代由美国通用汽车公司D.S.哈特提出，70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman曾为新兴的办公自动化做了如下定义：“办公自动化(Office Automation，简称OA)就是将过计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大而且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”1992年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下：“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。”简而言之，办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统。 综合而言，办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用包括微电子技术、自动化技术、计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术，完成各种办公业务。其目的是提高办公工作的质量和效率，促使办公工作规范化、制度化，并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案。办公自动化中，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。 由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，人们管理思想的不断进步，办公自动化的内涵和外延也不断地变化和扩展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等方面进行管理。而现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。随着互联网技术和通信技术的飞速发展，联机办公、移动办公、远程办公等办公方式的出现，更加丰富了办公自动化全新的内涵，办公自动化将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。 二、办公自动化要素 尽管办公自动化定义有多种不同的表述方式，但有六个要素是相同的，即科学技术、办公场所、办公业务、办公设备、办公人员、人机信息处理系统，它们缺一不可。 (一)、科学技术 办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。 (二) 办公场所 是完成工作任务的场所，俗称办公室。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是具体的，也可以是一个虚拟的空间。 (三)、办公业务 办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。 (四)、办公设备 办公