工程档案资料整理填写办法.doc

第一章 省交通厅编制《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》 内容摘要 《公路工程竣工文件资料立卷归档整理细则》内容摘录： 第四章 公路工程竣工文件材料的整理（监理文件） 第十一条：（四）款 公路工程监理工作过程中形成的监理文件资料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检测记录、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量支付文件与总监及参建单位的来往函等，由监理单位按总监办、驻地办，根据资料的分类进行整理组卷。 公路工程档案组卷质量要求 第十二条 案卷的组成：案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表。 案卷封面的项目组成 案卷题名：包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称； 编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位； 编制日期：指案卷形成日期； 保管期限：填写本办法附表划定的保管期限； 密级：依据保密规定划分； 档号：填写交通部规定统一标注三级类目（5.1）、建设项目缩写、标段号、档案分类号和案卷分类号； 卷盒脊背需填写档号、案卷题名、文件类目。 卷内文件目录的项目组成 顺序号：卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从01依次标注； 文件编号：填写文件材料的原始编号； 责任者：填写文件材料的形成单位或主要责任者，以落款盖章或主 要责任者签字为准； 文件题名：填写文件标题的全称； 日期：指文件材料的形成日期； 页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。 卷内备考表的填写 卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，其内容应标明卷内材料的件数、页数以及需要说明的问题。立卷人应填写立卷人的名字,审核人应填写该项目负责人的名字，还应填写立卷或检查日期。 案卷目录的项目组成 1、序号：填写案卷排列的自然序号，用阿拉伯数字从01依次标注； 2、档号：填写案卷封面档号内容； 3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部内容； 4、编制单位：指案卷形成单位，谁组卷，谁是编制单位； 5、日期：指文件材料的形成起止日期； 6、件数：填写案卷内文件的总份数； 7、张（页）数：填写案卷内文件的总页数； 8、备注：填写需要说明情况的内容。 案卷的排列顺序及编号方法 由编制单位用铅笔在封面和档案盒的脊背填写案卷小流水号，最后由建设单位按照附件1中规定的文件类目的顺序依次进行编制案卷流水号。 对归档文件资料的具体要求 1、归档文件材料必须书写工整，字迹线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一； 2、严禁使用圆珠笔，铅笔等不宜长期保存的书写工具书写； 3、凡由易腿色书写材料形成的文件材料应复印保存； 4、案卷封面采用150克牛皮纸，封面尺寸297*210; 5、卷盒的制作采用牛皮纸，卷盒的外表尺寸为305*220; 6、卷内文件目录、案卷目录采用70克白纸。 对归档文字资料的装订方法 1、公路工程归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订前取掉金属物； 2、用白色档案装订线装订，距左边15，中孔居中，三孔之间各为80-90mm，装订时靠装订边和下边对齐; 3、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应粘贴补宽； 4、表格头要求在上或在左侧装订； 5、原件如有破碎或小页纸的，要粘贴在4之上； 6、档案案卷整理完毕后，一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的题名、档号一致. 7、案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、脊背表格式见附表。 附表1： 公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表 档号 序号 归档文件 编制单 位 编制套 数 保管期 限 保管单位 GL5.1.项目/6—案卷流水号 六 监理文件 （分标段整理） 监理单位 2 长期 建设单位 管养单位 （一） 监理通知、开（停）工令 （二） 备忘录、会议纪要 （三） 监理概述 1 监理合同协议、驻地、项目监理任命书 2 驻地监理机构及监理人员配备与调整情况 3 驻地监理人员业绩、学历、职称和持证情况 4 监理工地试验室资质等级证书、人员及设备情况 5 监理范围、监理人员分工 6 对合同条款和技术规范执行情况 7 监理工作规章制度 （四） 工程合同管理文件 1 工地会议制度和会议记录 档号 序号 归档文件 编制单 位 编制套 数 保管期 限 保管单位 GL5.1.项目/6—案卷流水号 2 工程