多种办公软件使用技巧.ppt

1、为工作表命名 为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字。双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。 2、彻底清除单元格内容 先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑→清除”命令，选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。 3、快速查找工作簿 可对工作表中的任何文字进行搜寻，按Ctrl+F，输入想要搜寻的文字即可； 在输入查找内容时，可使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符； 如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号(～)就可以了。 4、快速输入特殊符号 一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。可用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），表格制作完成后，按Ctrl+F，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，一次性全部替换完毕。 5、对多个工作表快速编辑 一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用：按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。 1.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。 6、工作表的删除 单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。 7、移动和复制工作表 工作簿可以在格式不变动的情况下移动和复制，复制工作表，可选定工作表，再点击右健选择“移动或制作工作表”，再选择将工作表移至新工作薄或相邻表。 8、在单元格中输入0值 一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动默认变成“5”、“4”，可用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，--选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。 9、巧妙输入位数较多的数字 向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，可： 1、先将该单元格中的数值设置成“文本”格式，然后再输入数值； 2、在数值的前面加上一个小“”就可以了（须在英文状态下输入）。 10、将单元格区域从公式转换成数值 单元格区域中的公式转换成数值，鼠标右键“复制” → “选择性粘贴” → “数值”选项来转换数据，可只选择复制全部内容、公式、数值、格式及批注； 11、将单元格区域从列转置为行 单元格区域从列转置为行，鼠标右键“复制” → “选择性粘贴” → “转置”选项来转换数据，同时也可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。排序可以选择按列或按行。 12、用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，可设置下拉列表实现选择输入。具体方法为：选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令 → “设置” →在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如技术员，助理工程师，工程师，高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可。 13、Excel标题 1、电子表格滚动到哪里都能够看到列标题：选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在你移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见，如果想撤消此功能，点击“窗口”菜单，原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”，单击即可。 14、Excel标题 2、标题设置：要使打印的文件统一每页标题行，可使用快捷设置方式： 15、Excel标题 3、页眉设置：将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚，把鼠标移到工作表的名称处（若没有特别设置