采购计k划管理制度.docxVIP

采购计划管理制度一、总则 为了有效的控制公司的采购过程、提高采购审批效率，规范采购管控流程，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。二、适用范围 适用于本公司集成的硬件产品、软件产品、原辅材料、大宗工程材料、后勤类物资、印刷品等材料的采购。三、请购需求1、请购的定义请购是指某个部门根据生产、项目、销售需要确定的设备、材料及配件，提出的请求采购申请。2、请购需求表请购需求表日期： 单号：申请公司申请部门申请人项目名称项目编号合同编号业务类型○一卡通 ○HCI ○软件 ○手机 ○小家电 ○其它请购详细需求名秒型号参数数量备注要求到货时间收货信息收货人收货人电话号码收货地址3、请购需求的审批流程需求审批流程四、 发起采购　 采购过程中要遵循的原则：适时、适质、适量、适价、适地，才能使采购效益最大化。采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来展开工作。Ⅰ、询价及其规定1.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、参数，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3.对于紧急请购项目应优先处理；4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。Ⅱ、比价、议价1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。6. 采购员要对采购材料进行询价、比价、议价，做到“货比三家，选择优势，物美价廉”。特别是选择证照齐全，具有相关资质的供应商。采购部应较全面的掌握供应商的管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和评审。Ⅲ、比价、议价结果汇总1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导；2. 比价、议价结果汇总应列出报价、交期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 Ⅳ、合同审批1. 选定供应商后应就采购相关产品洽谈采购，采购前需协商拟订采购合同；2. 采购合同应至少包含合同名、合同编号、供需双方单位名称、地址、联系人、联系电话、开户银行、帐号、所采购产品的详细信息、含税价格、供货周期、付款方式、物流方式、产品保修期、损耗品的更换方式、纠纷的处理方式、签订人、签订日期以及法务要求的其它详尽内容等；3. 发起采购合同审批流程合同审批流程4.合同提交到集团档案室备案5.供应商信息归类保存 Ⅴ、采购付款1. 根据采购合同内容填写内容发起采购付款流程；采购付款流程2. 流程走完后及时询问财务及出纳是否已打款，并告诉供应商查款并及时发货，如因公司原因未能在规定日期内打款应做好与供应商的交流；3. 将采购付款及供应商计划发货时间及收货人信息及时告诉需求申请人，以便相关人员做好相应的收货接货安排；4. 归档付款信息5. 及时催促供应商提供采购发票6. 收到发票后将发票信息进行登记并将抵扣联提交给财务签收，报销联及时的报销冲帐。Ⅵ、合同执行1. 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；2. 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；3. 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。　五、采购员岗位职责 通过对采购过程进行有效控制，严把物料、包装、品质、价格、数量、交货期关，从而采购公司所需产品，确保满足公司运营的需求，并能熟悉和掌握分管的各种物料名称及性能。关键指标：采购计划的达成率；采购及时率；采购质量合格率；采购成本的降低；新物料引进率。 （一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。（二）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。 （三）编制采购计划。负责根据各单位生产、经营需求计划，编制与之相配套