2015文件管理办法补充规定修订.docVIP

《文件管理办法》补充规定 编号：Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-1 1 目的 为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本，并有利于文件资料的系统管理，特制定本规定；本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。 2 适用范围 本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。 换版说明 此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。 换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。 4 公司及各部门代码规定 单 位 名 称 代码 单 位 名 称 代码 冰淇淋成都金蒙生产基地 Q/MN-BL-JM 财务处 Q/MN-BL-JM -CW 品保处 Q/MN-BL-JM -PB 总经办 Q/MN-BL-JM -ZB 生产处 Q/MN-BL-JM -SC 物流处 Q/MN-BL-JM -WL 供应处 Q/MN-BL-JM -GY 表1：部门代码规定 5 公司内各部门公文发文字号简称如下 5.1成都金蒙生产基地 蒙牛冰金蒙字[2009]**号 5.2 总经办 蒙牛冰金蒙办字[2009]**号 5.3 财务处 蒙牛冰金蒙财字[2009]**号 5.4 供应处 蒙牛冰金蒙供字[2009]**号 5.5 物流处 蒙牛冰金蒙物字[2009]**号 5.6 品保处 蒙牛冰金蒙品字[2009]**号 5.7生产处 蒙牛冰金蒙生字[2009]**号 6 文件管理流程 6.1 文件的发放 流程为：起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。 （1）起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件，依据文件内容划分该文件的所属框架及代码，编号在总经办文件管理员处核对。 （2）发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门 （3）文件签发后，一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放，将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案，并由发放部门打印张贴、宣传、培训。 6.2 文件的换版 （1）文件换版时如遇跨年度修订，则只需要对版本号进行修订即可，不必再重新编顺序号：如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件，在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可，不必再重新编顺序号。 6.3 文件的归档 由各部门兼职文管做好文件的归档，其中对于汇编本和附有记录表单的文件，需同时将子文件和表单也进行罗列。归档文件目录按照集团下发的目录执行，见附件。各部门于每月25日将部门的归档文件清单传到总经办文件管理员处。 6.4 文件的收发 （1）对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档。 （2）各部门针对纸版发文，应做好发文登记表。 7 考核办法 7.1 格式类问题及行文文种有误，按5元/处进行考核； 7.2 文件模板不正确、名称不得体，文种使用错误，按10元/次对责任部门进行考核； 7.3 文件存在错别字，按5元/个对责任人进行考核，封顶20元/次； 7.4 对需要备档的文件未网发至文件管理员处，按10元/份对责任部门进行考核； 7.5 公司级文件未进行申请自行编号的按10元/次对责任部门进行考核； 7.6 对外文件的发文登记，应到总经办文件资料管理员处登记文件号并留一份给总经办文件资料管理员备档，否则按10元/次对责任部门进行考核； 7.7总经办文件管理员每月对各部门文件管理情况进行检查。检查完毕后根据检查结果进行激励。 7.8 各部门如对外报送数据没有部门负责人签字或应该总经理签字没签字的，一经被文件管理员发现，对直接责任人负激励20元。 7.9 以上考核部门负责人承担30%连带责任。 备注：从文件下发之日起开始执行。在此文件下发前，文件编号若为蒙牛冰成办字[2009]5号，此文件下发后的新文件编号为蒙牛金蒙办字[2009]6号。 附件：1.红头文件格式模板； 2.单份文件格式模板； 3.内部业务便签； 4.归档文件目录； 5.发文登记表 冰淇淋成都金蒙生产基地 二OO九年四月二十二日 起草人:李晓静 审核人: 李宾 审批人： 罗志坚 附件1：红头文件格式模板 内蒙古蒙牛乳业（集团）