项集团采购件部管理制度.docVIP

三百利名优土特产礼品城有限公司 编号 集团采购部管理制度 部门 采购部 版本 1．0 日期 2015-01 -01 制作 复核 核准 采购计划与预算 制定目的：为制定集团采购计划，配合集团预算制度的推行，特制定本规章。 适用范围：本集团月度采购计划与资金预算，悉依本规章处理。 采购计划 月度常规物品采购计划，集团集中采购计划。 预估常规用品阶段用量、交期、防止断货。 避免库存过多、资金积压、存储空间浪费。 配合营运、销售计划之达成。 配合集团资金运用、周转。 汇总各种物料、物品之需求计划。 2、采购预算 采购部负责汇总次月部门总部、区域的办公用品、差旅、交通、运输等费用预算编制。 采购预算应以月度付款为编制依据。 预算应考虑除申请部门外的安全库存储备，符合月度消耗周转率为目标。 预算应考虑集中采购、区域采购的优劣和市场单价趋势。 预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况，并依据集团财务预算作业制度。 采购方式 制定目的：规范采购方式，优化采购流程，使之有章可循。 适用范围：凡本集团的物品采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。 1、采购部根据下列因素确定最有利的采购方式： 物品使用状况 物品需求数量 物品需求频率 市场供需状况 采购经验及价格 集团财务制度 2、采购方式 集中、合约计划采购 常规通用性物品，以集中采购较为有利，选定供应商后，议定价格及相应条件，办理合约或协议采购，以确保物品供应来源，简化区域采购工作，降低集团采购成本。 招标、采购 经常使用或大宗物品，采购部事先拟定采购的条件及要求，有意向性的邀请厂商参与投标。由按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程求公开、公正和择优。 程 序 要 点 接 件 分 发 1、核对物品申请单采购内容是否清楚、明确 2、物品请购须在规定日期内提报（预算下发3日内） 3、按计划分配原则分发采购物品单，指定经办人。 4、 4、 4、急件优先分派办理，须加注“加急”字样。 5、无法于需用日期办妥物品须及时联络请购部门 6、物品申请单须符合请购标准，财务预算制度。 询 价 1、充分了解请购物品的品名、规格、数量及要求。 2、向供应商详细说明品名、质量要求、数量、规定、交货期、地点、付款办法，并确定售后及相关服务，质保年限。 3、询价对象依照厂商、代理商、经销商顺序选择。 4、同规格物品至少向三家供应商询价 5、选择询价方式，有否其他较有利的代用品 6、应提供同规格，不同品牌做比较 7、确认各供应商报价方式、规格、采购条件一致 8、新增供应商产品，是否需经检验试用 9、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊情况，不受第5条所限 比 价、议 价 1、厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认，是否属实力并可靠的供应商 2、筛选两家供应商进行交互议价 3、其他经销商价格是否较低，价格上涨下跃有何因素 4、经成本分析后，设定议价目标 5、是否必要向供应商索取资料比较 6、议价时应注意品质、交期、售后服务 7、是否必要开发其它厂商或其他有利替代品，如与请购规格不同属代用品时应同请购部门确认后方可议价 8、专业用品应会同使用部门共同议价 9、议价的供应商应属筛选后的合格供应商。 呈 核、核 准 1、预算内请购物品依集团核准权限呈核。 2、预算内2000元以上物品采购核准权限，均应先经采购经理审核，呈总监裁核准，预算外新增物品报价应先由采购经理审核后，再报请购部门预算外申请。 订 购 1、大宗物品需预付订金不得高于30%，特殊、紧缺物品等应签定买卖合同。 2、向供应商确认价格、交期、质量、数量、地点等条件 3、分批交货须提前联络请购部门，确认交期及储备空间。 4、外地订购以电话、传真、E-mail形式向供应商订购并确认交期，通知财务部汇款。 5、外地订购须应提前充分了解厂商资料属合法、正规供应商。 催 交 1、约交日期前应定期跟进、确认交货期 2、无法于约交日期交货时，联络请购部门并制定相应措施，并列入交货期异常计划内催办。 3、已逾约交货日期尚未到货者加紧催交。 4、办理退汇及法律手段解决。 付 款、验 收 1、发票抬头及内容是否相符 2、发票金额与采购价格是否相符 3、有否存在预付款或其他退换货 4、是否需要扣款 5、是否符合结款条件、约定时间内付款 6、交货内容是否与约定相符 7、交货时是否存在损坏，损坏应第一时间同厂商沟通解决方式。 发 货、提 货 1、贵重物品须保价 2、提货前核准运费 3、核准到货日期 4、校对货单填写 5、校对货单与物品、数量、外观是否相符 6、根据时限需求及物品