2015三生国内大型学术会议流程.pptxVIP

大型国内学术会议流程三生自办国内学术会议流程国内学术年会会议流程大型国内学术会议流程三生自办国内学术会议流程目录1. 会前准备1.1 会议组织者工作1.2 各分工人员协作2. 会议服务2.1 会前动员会2.2 会议报到日2.3 会议进行中3. 会后跟踪3.1 会后总结3.2 会后拜访、销量跟进会议流程图目录1. 会前准备1.1 会议组织者工作1.2 各分工人员协作2. 会议服务2.1 会前动员会2.2 会议报到日2.3 会议进行中3. 会后跟踪3.1 会后总结3.2 会后拜访、销量跟进1.1会议组织者工作明确开会的目的邀请大会主席邀请讲者由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。 根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的根据目的确定会议的时间、主题、受众、预算以及宣传重点参会客户确认和分工安排会议流程会议签到时间、正式开始时间、讲者的讲话时间、提问时间茶休时间、会后餐时间审核参会客户品质确定需要参加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分工和职责各分工人员协作执行会场选定签订协议邀请函1.2各分工人员协作可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。会场确定后，会议组织者即可会议通知，包含：邀请函、受众客户的标准和报名截止时间邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办方、日程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及讲者的简单介绍。邀请函一般应在会议2周（不能少于1周）前发出，以便代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。会议通知明确写明对受众客户的标准，以便代表按照要求邀请客户。会议通知明确受众客户报名截止日期，一般为会前七天。根据会议的档次和规模选择会场，一般设在四星以上宾馆选择会场时一定要现场观察（可请当地同事踩点确认），考虑以下因素是否满足会议的需求： 会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、 茶休点的位置、 宣传品的陈列、 音响效果以及灯光， 会场的服务等。会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。如果会议需要安排住宿、餐饮和茶歇，一次性打包谈好。商谈好退房时间、预付款方式和时间、结款方式、发票类型。销售人员产品经理参会审核市场总监会务专员1.2各分工人员协作---参会人员审核目的：保障会议品质2. 审核报名表不符合要求的，与相关销售沟通返回审核后的报名表提交总监审核1. 受众邀请，提交报名表一般由一线销售人员负责邀请，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请，提交报名表。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即：会前七天确认、会前四天确认、会前一天确认。 4. 根据名单安排会议生活会务专员根据审核后名单通知一线销售人员联系票务公司出机票。(会务通知1）参会客户变更，需要重新审核。会前四天，不可变更参会人员，客户因故无法参加，可取消行程3. 确认参会名单产品经理解答质疑确认参会名单1.2各分工人员协作2、客户生日：预先留意，为客户安排生日庆贺3、安排会议生活机票住宿餐饮用车环境1、讲者和主席沟通会议组织者负责会前与讲者过片子，确认需要他重点讲解的内容。会前与主席沟通，确认需要他重点总结的要点4、会议物品准备 1.2三生自办会议---安排会议生活会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 餐饮：根据公司标准和会议预算定制不同的餐标提前确认好菜单确认是否可自带酒水容纳人数，餐厅布置餐饮机票由一线销售联系票务公司预定、退改签接送站和用车： 提前与供应商确认服务项目和要求 ：司机礼仪、路线等 制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次 制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称 （根据实际情况安排) 根据到达离开时间及人数安排车型起飞前3小时发送接送站短信给客户，告知总调度联系方式。 房间—确认房数分房单间：VIP单间的预留，标间客的分配按照住宿时间、地区和年龄分配 。房间类型的核实 房间内收费项目取消。 放置水果、欢迎信等餐饮接送站用车住宿会场周边环境介绍1.2各分工人员协作---会议物品准备会议物品准备水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可茶休挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄印制品会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买奖品/礼品电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克仪器酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花酒店标识 提前沟通拍摄流程摄影师/摄像师 提前打印签到表/