江苏大学研究生档案管理实施读办法.doc

江苏大学研究生档案管理实施办法 第一章 总 则第一条 为实现研究生档案管理的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及国家的有关文件精神，结合学校实际情况，特制定本规定。第二条 研究生档案是指研究生在报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料，及原有个人档案材料的总和，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。 第二章 档案管理方式第三条 各学院（研究院、中心）负责本单位研究生档案的建档、归档、保管、使用、转递等项工作。第四条 各学院（研究院、中心）委派专人负责研究生档案的管理工作。 第三章 档案材料的归档范围第五条 招生过程中形成的有关材料：报考攻读硕（博）士学位研究生登记表、专家推荐书（博士生）、研究生入学名册等。（注：参加硕士研究生单独考试的，报考材料还应该有专家推荐表。）第六条 培养及学位授予过程中形成的有关材料（详见附件1-5）。 第七条 思想政治教育管理过程中形成的有关材料：奖惩记载、入党材料等。第八条 毕业派遣过程中形成的有关材料：毕业研究生登记表、报到证底联、档案转寄通知单及档案接收回执等。 第九条 更改姓名、出生日期形成的有关材料：本人申请书、公安部门出示的更改证明等。第十条 入学前原有个人档案材料。 第四章 档案材料的收集、整理与归档第十二条 全校各学院（研究院、中心）等有关部门应建立健全研究生档案材料的收集、整理、归档制度。第十三条 各门类档案材料的收集、整理、归档工作的分工。 一、人事档案类：（一）报考攻读硕（博）士学位研究生登记表、报考博士研究生专家推荐书、参加硕士研究生单独考试人员的报考材料专家推荐表等，由研究生处招生办公室负责收集、整理，于新生报到后一个月内送至各学院（研究院、中心）。（二）培养和学位授予过程中形成的材料的收集、整理、归档的具体分工负责详见附件1-5。（三）入党申请书、思想汇报、党校培训证书复印件、共青团组织推优材料、入党积极分子考察登记表、函调、党内外群众评议意见、入党志愿书；毕业研究生登记表等，由各学院（研究院、中心）负责收集、整理、归档。（四）报到证底联、档案转寄通知单及档案接收回执等，由研究生就业指导中心负责归档。 （五）本校在职人员的人事档案应由各学院（研究院、中心）收集、整理后，在规定的时间内完整地一次性送交人事处人事档案科。 二、教学档案类： （一）研究生入学名册，由研究生处培养科会同办公室收集、整理后送至各学院（研究院、中心），时间为新生入学后第一学期内。 （二）培养和学位授予过程中形成的材料的收集、整理、归档的具体分工负责办法详见附件1-5。 附件：1：培养和学位授予过程中形成材料的归档注意事项 2：博士研究生学位材料归档清单； 3：全日制硕士研究生学位材料归档清单； 4：工程硕士研究生学位材料归档清单； 5：以研究生毕业同等学力申请硕士学位人员学位材料归档清单； 6：高校教师在职攻读硕士学位材料归档清单； 7：工商管理硕士研究生学位材料归档清单。 二○○六年五月二十九日 培养和学位授予过程中形成材料的归档注意事项 一、各项材料的归档负责单位及归存处如附件2～5所定； 二、每批学位授予研究生的所有学位材料归档截止时间为当次校学位委员会结束后的第十个工作日，每项档案材料具体归档方式和时间由负责单位自行确定； 三、所有学位档案材料中需经校学位评定委员会审批表决并加盖“江苏大学学位评定委员会”公章的材料请各学院于会后八个工作日内预约时间至研究生处学位办办理相关事宜； 四、归存北京图书馆（博士）、中国科学技术信息研究所的研究生学位论文由各学院（研究院、中心）收集后会同研究生处于指定时间统一寄送。 序号 名 称 份数 负责人 备 注 1 研究生学习计划 1 学 院 存校档案馆 2 学位论文选题报告及工作计划及选票 1 学 院 存校档案馆 3 研究生专题研讨考核简表 6 学 院 存校档案馆 4 研究生学位论文研究工作阶段汇报审查简表 1 学 院 存校档案馆 5 研究生成绩单 2 学 院 一份存校档案馆 一份存人事档案交单位人事档案管理部门 6 授予学位通知 2 研究生处 学 院 一份存校档案馆 一份存人事档案交单位人事档案管理部门 7 学位证书、毕业证书复印件 1 研究生处 存校档案馆 8 学位申请书 2 研究生处 学 院 一份存校档案馆 一份存人事档案交单位人事档案管理部门 9 研究生学位论文评阅意见书(4份) 1 研究生处 存校档案馆 10 学位论文答辩委员会成员审批表 1 学 院 存校档案馆