OA系统使用制度.docVIP

青岛XXXX集团有限公司 办公自动化系统使用制度 制度编号： 起草部门：集团办公室 生效日期：2010年4月15日 修订时间：2014年11月1日 发放范围：各部门/子公司 审 核 人： 复 核 人： 批 准 人： 办公自动化系统使用制度 1.目的 1.1公司办公自动化系统，简称OA系统（下同），是公司行政审批、信息发布等办公事务的电子化平台，也是员工制定个人计划、交流信息、共享资源的电子化手段。为了有效地发挥协同办公系统的作用，明确部门职责，规范员工行为，加强系统管理，特制定本使用管理制度。 1.2实现办公自动化以提高效率和执行力，是公司实现向现代企业迈进战略的本质要求，提高办公无纸化率以节约资源，是青岛芭东控股集团承担社会责任的具体体现。 1.3 OA系统的目标是要在公司范围内建立一套完整的工作监控管理机制，解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。 2.范围 本制度适用于所有使用本系统的部门/子公司、员工。 使用OA系统处理各项办公事务的过程和所产生的结果，与原工作流程所产生的结果具有同样的效力。 3.职责 本制度由集团行政中心负责监督执行。 4.系统介绍 OA系统承载如下办公事项： （1）所有公告、通知的发布 （2）审批（详见本制度附件【模块使用规范】） （3）各部门、各分公司的部分规章制度，部分固定的办公、业务流程的落实和执行 （4）公文、公告、规章制度、业务规则等电子文档的管理和共享 （5）员工日常办公中的信息传递和共享 （6）各部门/子公司员工制定的个人工作计划，并与上级领导和其它部门共享 （7）展现企业文化的平台，听取建言建议的渠道，讨论热点议题的论坛 5.使用规范 5.1公司员工，在工作时间内，无论在何地办公，均有责任和义务，自觉地登录、使用协同办公系统来处理日常办公事务。对于可在协同办公系统中处理的办公事务，工作的发起者如果仍沿用原处理方式，则其上级领导可视情况不予受理。 5.2 员工应在每个工作日的上班时间（具体上班时间参见各分公司执行的上班时间）处于登陆在线状态。 5.3 公司的部分规章制度，各OA系统使用部门/子公司的部分规章制度和业务流程，在协同办公系统中以固定流程模版的形式予以体现。并列在OA系统中的“文档管理”栏目。对于上述事务，原则上均应调用相应的固定模版流程来发起。 5.4 OA办公系统运行在公司的OA服务器上，在公司固定办公场所工作的员工，可使用桌面终端的IE浏览器（不支持遨游，360安全浏览器等其他浏览器），通过局域网直接访问系统。各用户不得，造成严重后果的依追究责任不得将大量与工作无关的文件长期存放于系统中各用户要将系统中极为重要的文件备份到个人计算机的非系统盘中，防止数据丢失。应对所使用的计算机进行定期检查，计算机除安装必要的办公软件、杀毒软件及相关应用软件外，不得任意安装游戏等无关软件。各用户必须，并保证及时升级，定期全面进行杀毒。 —公司领导批示—公告管理员组承办 8.3 协同要求 （1）标题清晰准确。 （2）正文内容不空白，简述扼要，强调重要内容。 （3）选择必要的发送对象，不打扰无关人员。 （4）处理协同表明观点，尽量不要以“已阅”空白回复。如果第一时间内无法处理该事项，一定要说明原因并暂存代办。 9.项目管理 9.1 由固定人员组成，能够持续一定时间的事项，视为项目管理，要求在OA系统内通过项目管理功能来管理项目计划，项目会议纪要，项目重要事项处理等工作； 9.2 项目的创建授权二级单位领导，由二级单位领导进行项目创建； 9.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创建者负责建立完成，建立完成后，项目涉及人员可以查询所有项目工作内容； 9.4 所有涉及项目的工作，必须通过新建项目OA来完成工作创建，以利于项目工作统一归档管理；如有需要使用协同模板或表单模板的，在调用模板后应选择关联项目。 10.考核 10.1 OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是员工在系统内进行操作的标识，用户要妥善保管用户密码并不定期更新。除非有书面授权并且双方签字确认，禁止将用户账号提供其他人员登录系统进行操作，违反者经查实将按照公司《奖惩管理制度》处理并通报全公司，产生不良后果的，将移交相关行政或司法部门处理，同时追究当事人上级领导的连带管理责任。除特殊情况外（特殊情况包括但不局限于电脑故障，网络故障，休假等）员工必须在上班时间登陆OA，公司将不定期通报未登陆OA人员名单。 10.2 所有OA用户应按本管理规定完成协同模板、表单模板，项目管理，未按时间或业务处理要求完成的，每项业务考核责任部门。 10.3 流程中的上一节点处理