商务管理规定及或相关流程10.01.docVIP

商务部管理制度 为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司品牌形象，更好的扩大市场份额，迅速提高工作效率，特制定本制度。 第一部分 商务部主要职能及责任 第一条 工作内容 1、负责公司产品和售后解决方案的推广工作； 2、负责客户的商务谈判工作； 3、负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪； 4、负责商务标书制作； 5、负责项目报价的制定； 6、负责资质文件的管理； 7、负责区域经销商、代理商资料的管理，负责商务文件的管理，并建立档案； 8、负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文件； 9、协助销售人员进行业务款项的回收； 10、负责与设计院和工程顾问公司的沟通与合作，搜集设计师已近设计、正在设计和计划设计的项目信息，向设计师宣传、推广公司产品； 负责建立健全设计院和工程顾问公司档案，制定并执行技术交流计划； 负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作； 负责接待客户来访、安排客户考察等工作； 负责产品的出、入库等库房管理工作，并于每月末与财务进行核对； 负责往来账项的管理，并于每月末与财务进行核对. 第二条 责任 对商务标书的合格性负责； 对项目报价的合理性负责； 对经销商、代理商档案管理的规范性负责； 对设计院、工程顾问公司档案管理的规范性负责； 对来访客户、考察客户的满意度负责； 对库房的安全性负责。 权限 有权对标书提出审核意见； 有权调阅经销商、代理商档案，有权调阅设计院、工程顾问公司档案及项目相关信息； 有权对项目报价提出修改意见； 对投标策略有建议权. 第二部分 商务部管理规定及相关流程 合同标书及技术资料管理规定 为强化公司合同管理，保障公司业务规范化、制度化运作，减少和防范法律风险，特制定本规定。 第一条 合同的订立 合同是作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。 合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司总裁同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。 本制度所指的合同包括国内采购合同、国外采购合同、特许经营协议、销售合同、销售代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，但不包括劳动合同。 公司由法务部、财务部、商务部对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法务部实行指导。 禁止倒签合同（即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同）。因倒签合同引发争议的由经办人承担责任。 法务部根据公司业务运作情况，建立和完善制式合同文本，合同的订立应优先使用公司制式的合同。 非制式合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。 合同正本的订立一式四份，双方各执两份，财务部、商务部各留存一份。 第二条 合同审批权限及流程 公司合同由商务部负责拟定，填写《合同审批表》，提交公司法务部、财务部进行审核，其最终签署权由公司总经理或集团总裁签订。 第三条 合同、标书及技术资料的归档管理 1、合同管理： 1）合同正本及《合同审批表》应交与商务部归档保管，各部门应自留复印件备档。 2）个人不得擅自散存应归档的合同，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。 3）商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及 妥善管理。 4）加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管，填写作废的合同不得随意处置或销毁，应在登记后统一进行销毁。制式合同如不慎发生丢失，应由责任人出具书面说明，经总经理签字确认后提交集团总部，并根据集团总部的意见做出处理。 2、工程招标文件及技术资料的管理： 1）商务部招投标负责人应认真履行职责，按照工程招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查，相关各部门审核签章要注明审核日期，对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。 2）项目招投标工作结束后，应将该套项目的整套资料收集齐全交由商务部备档，因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐。 3）与工程有关的技术资料、资质认证、检验资格证书等应统一编档进行管理，凡公司各部门相关人员需要借阅者，应办理相关的借阅手续经部门经理审核同意方可借阅。 4）所有资料原则上借阅不许带出办公室，如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的，必须经相关负责人批准。 5）公司内部技术资料要加强安全防范，严格保密，确保各类档案、文件资料完好无损。 6）对无保存价值的技术档案资料，经鉴定准予销毁，但须经主管领导批准，会同监销部门共同采用碎纸机进行销毁。 第四条 合同的追踪控制 1、合同