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公司档案管理制度 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 ?? 总则 第一条 本制度依据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定。 第二条 本制度适用于公司及所属各部门档案管理。 第三条 本制度以年为单位由公司协同各部门进行补充修订。 第二章?? 档案管理机构的设置及基本要求 第四条 公司设档案室 1、公司应设置公司级档案室，归口隶属行政办公室管理，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 2、公司级档案室必须使用规范的档案专柜和标准的卷宗盒进行管理。 3、公司级档案应按标准规范进行分类并建立分类目录，实行电脑管理。 4、有规范的档案编号，使用统一的标签填写。 5、公司级档案管理员，必须制定明确的岗位职责。 ? 第五条 部门级设资料管理员 1、部门必须设兼职的资料管理员，必须制定明确的资料管理员岗位职责。 2、根据业务范围和资料性质进行的文件分类，并编制《档案存档目录》。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照其相关管理程序执行。 第三章??? 档案分类 第六条 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理，科学技术，企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字，图表，声像等历史记录。 第七条 案卷质量 1、案卷封面，应逐项按照规定用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、卷内文件禁止使用铅笔，圆珠笔，复写纸。破损的文件要进行裱糊。 3、案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 第八条 立卷 1、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门须保留的，办公室保存复印件。业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件。 2、卷内文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 3、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 4、卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。 6、不同保存期限的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。 第九条 分类 档案各级分类应赋予统一名称，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴。公司档案大致分为以下几类：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、项目资料类目。具体归档范围如下： 1、本公司的营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程。 2、本公司对内对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、重要的会议材料，包括公司董事会、股东会、监事会形成的决议，其他会议典型发言、会议记录等。 4、管理制度汇编、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 5、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 ? 第十条 档案存档位置编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案存档位置编号表》，以便查阅。 2、《档案存档位置编号表》的编号号必须简明确切，如：证照类编号1-1-1表示“武钢恩施公司营业执照”存放位置在1号柜第一个档案盒第一份文件。 3、档案分类各级编号内应预留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 4、档案员应及时将办理完毕或经其他人员保存的文件材料收集、整理，按照《档案存档位置编号表》条款“对号入座”。 ? 第四章??? 归档及保存年限 第十一条 归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 第十二条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 1、永久保存的档案： （1）公司章程、（2）股东名册、（3）组织规程及办事细则、（4）董事会及股东会记录、（5）财务报表、（6）政府机关核准文件、（7）不动产所有权及其他债权凭证、（8）工程设计图、（9）公司规章制度、（10）其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存： （1）预算、决算书类、（2）会计凭证、（3）事业计划资料、（4）其他经核定须保存10年的文书 3、1年至5年保存： （1）期满或解除之合约、（2）其他经核定保存5年的文书 4、1年以下暂时保存： （1）结案