2016年高效会议管理.pptVIP

会议的意义 会议的目的 会议效率不高的原因及预防性管理 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 2 会议召开时间 2 会议召开时间 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 3 开会对象的选择 3 开会对象的选择 4 主持者的技能 ① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度 ② 对参会者的表情准确辨别 ② 对参会者的表情准确辨别 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 6 会议准备工作 6 会议准备工作 7 会议记录的技巧 重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人，不要兼任会议记录者工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 8 主持人会后跟进 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施 联络缺席的同事，询问缺席的原因 跟进计划，如有需要立刻召集 另一次会议 会议后检讨得失，如有需要找高层协助 例会容易出现的问题：1. 内容不固定，主持人请假时，代理人主持的会议质量更差。 对策：1. 参会者事先提交工作报告到主持人。 ①是否形成清晰决议？ 达成决议－彼得 德鲁克决议法 ②会议时间是否充分利用 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间） 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资 直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费 不定损失成本 11 高效会议八大特征 两种会议室在使用时有何区别？ 1.如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 2.坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。 3.坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 避免：必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 1.与会者内省的样子清楚地表明对会议缺少兴趣，注意力不集中。 2.一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。 3.这位男士举起他的手吸引主持人的注意。他的身体语言表明一种对抗态度。 1.这个与会者扬起眉毛并微笑，头侧向发言者，是一种感兴趣的表示。 2.这个与会者是一种密切注意的姿势，意味着她对发言者所讲的内容感兴趣。 当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。 作为主持人，你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作，或者将任务转给其他人做。 借 口 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主持人，你可以通过揭露她的策略来制止她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。 设伏 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主持人，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。 对抗 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 As