文件归档操作说明.docVIP

文件归档操作说明 用户用科怡软件进行了当年的收文、发文登记后，当年底有些文件需要归档时，可以直接将收发文中的数据转成档案，避免重复工作。软件默认的是将收发文数据归到文书档案的简化方法整理中。 由软件进行自动归档分两种情况： 一、完全由软件自动编排件号（不建议）。 这需要用户平时在登记收发文时就对文件的分类和保管期限以及归档情况等进行判断，年底后按同一类别的同一期限的档案进行自动归档，由软件来对文件自动编排件号。 二、档案员手工编排件号。（建议大家按第二种情况进行归档操作） 档案员在年底按平时整档案的要求把需要归档的文件先整理好 （划分年度、类别、期限、编排件号）,盖好档号单,编排好件号。然后按顺序把已经在文件管理中登记的文件遂一调出来进行归档操作。 下面以图释的方式指导归档： 假设2006年的收发文都在软件中进行了登记，并且2006年档案已经手工整完毕，现手头拿到2006年的党群类短期的第1件进行操作：1、点击“文件管理——文件归档”2、如果手中的第一份文件是来文/发文，则点击来文/发文，点击“查询”，查询题名或字号把相应的条目数据调出来， 第一份文件处理完毕后继续处理第二份文件，如果有的文件没有在文件管理中进行登记，则需要在“档案管理——档案录入”进行手录入。 注 意： 假设2005年 党群类 短期类