02文件控制程序.docVIP

1目的 通过对一体化管理体系文件的编写、审批、发放、回收、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有与质量、环境、职业健康安全有关的场合使用的均为相应文件的有效版本，并确保一体化管理体系有效运行提供可追溯性。 2 适用范围 适用于公司行政性文件、一体化管理体系文件、技术类文件和外来文件（如强制执行文件或参考标准等）的控制。 3 职责 3.1 企业管理中心所属行政部负责一体化管理体系文件的归口管理并编制公司《文件资料目录》。 3.2 各部门负责本部门文件的控制工作。 3.3 生产技术中心所属技术部负责技术图纸资料的管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类 公司一体化管理体系的文件分: a管理性文件：一体化管理体系手册；一体化方针、目标、指标；程序文件；法律法规；一体化管理体系运行记录等。 b行政性文件：公司各类政策性管理文件。 c技术类文件：产品图纸、技术文件、工艺文件、工程图纸等。 d外来文件：如地方政府通知、制度、行业信息等 一体化文件分为：受控文件和非受控文件二种 a 受控文件是指受更改控制的文件，本公司一体化管理体系文件与一体化管理体系相关的外来文件为受控文件；一体化管理体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布和各类强制性的法律、法规、条例，须引用或参考的标准合同，顾客提供的图样和技术要求，详细的工作文件等。 b 非受控文件指不受更改控制的文件,如为了销售等其它目的而分发的一体化管理体系文件。 4.2管理文件的结构 公司管理体系文件分为三个层次结构： 第一层次文件：一体化管理体系手册。其文件内容依据公司实际情况制定的一体化方针、目标和适用标准描述的一体化管理体系。 第二层次文件：程序文件。其内容为描述各职能部门为实施一体化管理体系所开展的活动。公司对过程策划形成的文件。 第三层次文件：其它一体化管理体系文件。其内容：详细的作业指导书、规程、预案、管理方案、安全环境评价、各类工艺文件、表格、记录、报告等。 4.3 一体化管理体系文件的控制 4.3.1 编制与审批 a）一体化管理体系手册及程序文件由企业管理中心所属行政部组织编写，由管理者代表审核,总经理负责批准； b) 作业指导书由各部门负责编写，由管理者代表负责审核，总经理负责批准。 4.3.2文件的评审和更新 a）文件发布前由企业管理中心所属行政部组织评审，可以由编制、审核、批准三级主管评审后签字； b)文件更新按产品变化、标准更新,文件修改在5次以上的均应进行文件的更新，更新后的文件应按a） 条要求重新评审。 4.3.3 标识与编码 4.3.3.1 公司内使用的各类文件应保持清晰、易于识别。 受控的一体化管理体系手册、程序文件和作业指导书封面加盖红色“受控”章,但正本(原稿)上不需盖章； b) 没有受控标识的一体化管理体系文件在本公司内禁止使用，一旦发现将予以没收并销毁。 4.3.3.2 文件的编码 现行国家标准、行业标准、地方标准及企业标准或其它一体化文件，以标准代号或原编号为准； 公司文件资料的编号详见《文件编号规定》。 4.3.4 复印 受控文件未经批准不得复印，一体化手册和程序文件的复印由各部门使用人员填写《受控文件复印申请表》，管理者代表批准后,由企业管理中心所属行政部负责执行；第三层次的文件的复印由使用人向部门负责人申请，经本部门负责人批准。文件复印后应做好复印记录,内容包括文件名称、复印份数、复印人等事项。 4.3.5 发放与保管 4.3.5.1 受控文件的发放与保管 a) 一体化管理体系第一层次文件（一体化手册） －－由企业管理中心所属行政部按《文件资料审批发放表》所列的名单，向各部门和持有人发放并做 好文件发放记录。 －－正本存放在档案室，各部门持有的手册由持有人保管，作为手册的持有人应保持好手册的清晰、整洁。 b) 一体化管理体系第二层次文件（程序文件） －－由企业管理中心所属行政部按《文件资料审批发放表》发放到各部门持有人，并做好文件发放记录。 －－程序文件正本存放在档案室，各部门持有的程序文件由持有人保管，同时保证文件必须是有效版本。 c）一体化管理体系第三层次文件（作业指导书等） －－由各部门按文件的使用对象进行发放，并做好文件发放记录，相关的文件发放记录交由企业管理 中心所属行政部归档保存。 －－由各部门负责部门正本文件的保存,应保证相关的场所或人员现场使用的文件是最新有效的。 d）外来文件 －－公司收到的外来文件，由企业管理中心所属行政部统一进行识别其适用性并编号、记录、发放。 －－各部门收到的外来文件事关公司工作的重要文件须上交正本，均须通报企业管理中心所属行政部并做好记录（有关部门工作