沟通和行政管理.docVIP

行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能；此外，现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通，为行政人员创造了的工作环境，使他们的意见得到充分的表达，并为领导所重视；行政人员的情感得到交流，使他们增进了了解，增强对组织的认同感，提高他们的责任感。由此可见，在新的世纪即信息时代的到来，行政沟通的重要性是显而易见的：一、沟通与协调是现代行政管理工作中的重要功能之一。 要研究沟通与协调在现代行政管理工作的重要功能，首先，要分别明白沟通与协调的含义是什么。什么是沟通？《大英百科全书》中是这样解释的：沟通是用任何方法，彼此交换信息，即指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、电报、收音机、电视或其它工具为媒介，所从事交换信息的方法。在现代行政管理工作中，常用沟通渠道有语言沟通、文字沟通、肢体语言沟通和多媒体技术沟通四种，其作用有使组织成员感到自己是组织的一员、激励组织成员的动机，使成员为组织目标奋斗、提供反馈意见、保持组织间和谐的工作关系、提高组织成员的士气，建立团队合作精神、鼓励组织成员积极参与决策、通过了解整个组织目标，改善自己的工作绩效、提高组织战斗力以及保证管理者和领导者倾听群众意见，并及时给予答复。什么是协调呢？协调是指人们在相互合作的事务上同心协力、配合默契的行为过程。就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。因此，也可以说，没有协调就没有统一的行动，没有协调就没有良好的秩序。协调工作具有目的性、综合性、能动性和时效性，更具有柔韧性和指令性的特性。在行政管理工作中，协调的方式有商榷式、个别沟通式和建议式三种，协调的种类有政策协调、事务协调、计划协调和战略协调四种，协调的原则有调查研究，实事求是的原则、客观公允,秉公协调的原则、坚持原则性和灵活性相结合的原则、立足全局，服从总体目标的原则、统一领导，统筹兼顾的原则为领导服务与为基层服务相一致的原则。 其次，要弄清楚沟通与协调的特点是什么。现代行政管理工作中沟通与协调的特点：一是随时性。我们所做的每一件事情都是沟通与协调。一项工作指令是沟通与协调，一个规章制度也是沟通与协调，任何一名行政管理者想要做好任何一件事，均必须进行有效的沟通与协调。二是双向性。我们既要收集信息，又要给予信息。我们强调的是双方共同的交流。显然这一交流不是单向的，而是双向的。在行政管理工作中不是单纯的上级对下级或下级对上级，而是相互之间的，即上级对下级有要求要让下级知道、理解并执行。上级通过这一下达指令的过程，对职工行为进行引导和控制。同时，职工对指令的执行情况也要通过一定的反馈途径向上级汇报，上级对汇报情况作出反应，从而实现对组织行为的控制。三是情绪性。信息的收集会受到传递信息的方式所影响。沟通与协调时要注意情绪控制,过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受,尽可能在平静的情绪状态下与对方进行有效的沟通与协调,才能保证达到良好的沟通与协调效果。四是互赖性。沟通与协调的结果是由双方决定的。沟通与协调双方彼此需要对方配合,他们拥有相互补充的信息,离开了其中的一方,另一方不能达到沟通与协调的效果。沟通与协调越深入,两者之间的依赖性就会越强。 再次，要掌握沟通与协调在现代行政管理工作中的重要功能。 （1）沟通与协调是保证组织成员间认识统一，步调一致和政令畅通的需要。在现代行政管理工作中，由于每个人所处的位置和利益关系不同，对事物和形势的认识也不一样，在理解和贯彻上级领导决策的过程中，难免会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致，这就需要通过协调来统一大家的思想，协调各方的行动，以保证决策的贯彻和政令的畅通。 （2）沟通与协调是使领导摆脱繁琐事务，集中精力抓大事和议大事的需要。现代行政管理工作的日常事务千头万绪，纷繁复杂，问题和矛盾都很多，领导不可能事必恭亲，任何事情都要领导亲自去办理。所以作为领导，只有做好问题和矛盾