公文製作規範與原則.ppt

教育部是一個家族網絡，公文作為一種內外對話… 一、公文製作意涵： 專業、溝通、敬業、再學習。 二、公文寫作原則： 簡、淺、明、確。 三、公文寫作變革： 精益求精、與時俱進。 一、公文製作規範： 1.行政院「文書處理手冊」。 2.教育部92.8.21台秘管字第0920126270號 「教育部公文處理常見的問題與改進意見表」。 3.97年11月6日第74次副主管業務會報修正「教育部公文品質改進加強措施」。 4.98年4月9日第82次副主管業務會報通過「教育部公文製作加強注意事項」。 5.其他：捷成公文製作系統、立法委員質詢案、業務會報決議、監察案件系統等。 二、公文撰擬原則 （一）撰擬格式 　依內容、繁簡及需要性分採： 　一段式（主旨） 　二段式（主旨、說明） 　三段式（主旨、說明、辦法） 3.承辦人員於辦稿（為公文之草本）時， 應分別填列下列各點： (1)文別：「令」、「函」、「書函」、「箋函」、「公告」等。 (2)速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列。 (三)撰擬要領 1.依來文要求辦理或復文者，請在「主旨」內摘述事由。 2.擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號於說明中敘明，俾便查考。 3.承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。 (四)法令數字用法 中文數字：公告稿、令、總說明、對照表內條文及說明序號 阿拉伯數字：簽案、衝擊影響評估、法令條文內文、其他文稿 1.函與書函的使用時機 2.簽與簡簽的使用時機 3.授權單位主管代判文稿的使用 4.受文者書寫 5.副本收受者的書寫 6.會簽意見之彙整 7.公文夾之使用 8.稿末之署名 9.騎縫 （四）會議議程格式 （會議名稱）議程 ＜目錄＞ 壹、主席致詞…………………………………………………………1 貳、確認上次會議紀錄（連續性會議）………………………………1 參、報告事項……………………………………………… …………1 肆、討論事項 …………………………………………………………1 案由1、○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○案，提請討論。…………………………1 案由2、○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○案，提請討論。 …………………………2 伍、臨時動議 陸、主席指示 柒、散會 捌、附件……………………………………………………………………4 附件1 ………………………………………………………………… 4 附件2 ………………………………………………………………… 6 對立法委員（院）行文方式一覽表 十八、回復致 部長信函 （一）各單位於處理社會各界致部長信件，回函之內容如無利害關係使用「部長用箋」；如有政策決定意涵則用「部函」以為區分。 （二）有關致部長重要函件（係指部長室交辦之重要信函），除以紙本回復陳情人外，副本請確實抄送部長室。 （三）部長民意信箱函件，為配合節能減紙，即日起承辦同仁於系統回復結案後，勿須再列印紙本抄送部長室。 近年來，核稿實例中亦可歸納出「格式」、「錯漏字」、「漏銜」、「金額」、「文號」、「騎縫」、「會簽」、「阿拉伯數字」、「附件」等9類需補正之情形，新修正再加「具體擬議」、「文義邏輯」2項 。 一、格式－取錯文稿（含一文多稿、立法院質詢答復）、送刊公報用稿缺漏訛誤、陳核圈選人選表格不符規定、左邊裝訂、使用正確單位名之公文卷夾等。 同仁於公文文書製作時，舉凡用辭、用字如有疑義時，建議查閱本部網站重編國語辭典。(6/newDict/dict/index.html) 依據來文而擬稿，說明必須引述來文機關或個人及其日期、文號，經常有同仁漏列。 三、漏銜－簡簽末未具單位名稱、文稿缺機關銜名或部長銜名。 八、阿拉伯數字－公文橫書數字使用不符「公文書橫式書寫數字使用原則」規範。 引述法規條文用阿拉伯數字，如：依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新台幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」；但，法制作業(法規修正、制定)則採中文數字，如發布法規命令的「令」--修正「民法」第一百十一條條文。 10.具體擬議－重要政策簽案未能就不同擬議分析利弊得失及提出最適方案。 本部公文製作系統中「簡簽(存查文)」及「簽」之版面格式，已新增「聯絡電話」