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办公室部门职责说明书 部门名称 办公室 直接上级 行政副总、公司领导 主要岗位 主 任、文印员、保安队长、网络管理员、驾驶班长。 管理权限 协调各部门工作，行使公司日常行政管理 部门职能 负责公司综合管理、参与公司政务及管理事务，按照“服务于生产的原则”，做好为领导、为各分厂（部门）、为员工服务的各项工作，正确处理三个服务的关系，努力做到让员工满意、分厂（部门）满意、领导满意。 2.主要职责 负责公司的公文管理； 负责公司会议管理及会议纪要整理下发； 负责公司档案管理工作； 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作； 负责公司各部门协调工作； 负责公司卫生管理工作； 负责公司安全保卫工作； 负责公司文明生产工作； 负责公司办公用品的采购与发放； 负责公司车辆管理工作； 负责公司内部网络维护工作； 负责公司文印工作。 3、主要工作及要求 公文管理 负责传达贯彻公司政策要求、发布规章措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验； 对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全； 上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误； 公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核； 撰写文字材料语言畅通，言简意赅；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误； 签发公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观； 办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续。 会议管理及会议纪要整理下发 会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾； 办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由后勤管理科负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由接待员负责；接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境； 做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。 档案管理 传真文电需要立卷归档的应保存复印件； 用现代档案管理技术整理、保管归档，做好档案的收集、整理等工作。不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持； 归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求； 充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确； 做好档案的统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据； 定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经领导批准后，签字见证，方可销毁； 严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。 外来人员参观管理、接待及对宣传工作 接待范围和对象。凡省、市（县）领导到我厂指导工作、友邻单位到我厂参观（联谊）、集团公司（其他子公司）到我厂进行公务活动，确需办公室承办接待的，由办公室安排具体负责人会同公司食堂或宾馆做出接待工作安排，并搞好相关协调服务工作； 接待的管理和服务。办公室公务接待严格履行申报审批程序，实行对口接待和分工负责相结合，各块的接待费用一律经办公室主任根据来宾身份、人数、标准进行审核签字后，才能报相关领导签字认可后，财务部方可予以报销。 各部门协调工作 保持企业各部门上下信息通畅,使企业员工及时了解企业的发展状况及面临的困难和机遇,通过员工的参与,提高执行力和凝聚力； 增进各部门之间的相互了解,减少矛盾,促进工作的协调性； 协调好整个公司各车间部门各项工作，开好每周生产协调会议，切实解决协调各项矛盾问题、抓好安全生产，并且抓好各部门内外岗位培训工作； 积极配合政府各部门协调工作做好上传下达到位，及周边村、组协调工作，使企业顺利生产创造良好环境。 卫生管理 对会议室要做到每天打扫，每次会议之后必须进行清扫工作。保证各会议室的整洁卫生，确保会议室的正常使用； 负责公司领导办公室的保洁工作，做到每天清扫一次，每周做一次彻底保洁，包括卫生洁具、门窗的清洁； 负责楼道的清扫工作，做到每天清扫一次，每周做一次彻底保洁，包括卫生洁具、门窗的清洁； 负责卫生间的清扫工作，保证卫生间的时刻清洁，并及时提供备用手纸； 排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通； 凡可能