试论数字化档案管理元数据需求分析.doc

试论数字化档案管理元数据需求分析 　　数字化档案管理元数据称作是数字化档案管理的“命脉”。在《IS015489―1信息与文件――文件管理》中明确指出：数字化档案管理元数据是自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据。数字化档案需要真实、完整、可靠、可利用性，元数据始终贯彻着数字档案化并与其背景结构和内容紧密相连，只有通过数字化档案管理元数据才能实现。这就是“命脉”所在。 　　数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。 　　1数字化档案管理元数据需求分析的内涵 　　在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。 　　2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源 　　数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。 　　就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。 　　针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。 　　针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。 　　3 数字化档案管理元数据需求的分析方法 　　在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。 　　3.1自上而下演绎分析法 　　3.1.1文献参考法 　　文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证性功能要求（简称《baC项目》）。 　　3.1.2理论推导法 　　从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。 　　目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。 　　以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。 　　3.2自下而上归纳分析法 　　3.2.1调查访问法 　　通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。 　　3.2.2流程实际法 　　按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。 　　以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实