工程档案管理制度v1.0.docVIP

工 程 档 案 管 理 制 度 档案管理制度 合同管理 1.1主合同 1.1.1 主合同由业务人员与甲方签订后移交给行政部，行政部分发复印件移交一份给工程部，由工程部ISO专管员签收归档，并由ISO专管员抄送复印件给对应项目的项目经理，由项目经理签收文件，整个过程严格形成签收记录。 1.1.2 主合同的文件归档管理须录入相关信息到《合同登记表》电子版，按照签订的日期进行排序，主要登记记录合同的编号、签订日期、造价、存放的档案盒号，以便查阅。 1.1.3 项目已取得竣工验收报告的项目合同等相关文件应另行移至专用档案盒进行管理。 1.2分包合同 1.2.1分包合同由项目经理与分包方通过公司审核后签订，后将合同原件移交给资料员，资料员统一将原件移交给管理部，同时复印两份，一份存档，一份给相关项目的项目经理，并形成签收记录。 1.2.2分包合同的管理按照签订的日期进行排序，并用电子档记录合同的编号、签订日期、造价、存放的档案盒号。 2.商务文件 2.1项目中标后，业务应将前期的商务文件复印件或者电子档移交给工程部，由工程部资料员进行签收后，并提供给项目经理借阅。 3.工程联系单 3.1工程联系单应经过部门主管审批后才能发出，同时将审批结果抄送给资料员，经业主最终确认后，将原件交给资料员，资料员统一将原件移交给管理部，同时复印一份存档，并形成签收记录（注