报销制度文文新.docVIP

文件类型 生效日期 档案等级 版本 页 数 文件编号 W16 制度/流程 09/5/31 A类/受控 04版 共5页 签 发 文 件 德普字【2008】016号 报销流程 一、目的 为了提高公司效益效率，规范借款、报销行为，规避财务风险，特制订本流程。 二、总则 1．报销单据分为两种：费用报销单和差旅费报销单，外出需住宿的，填写差旅费报销单，其它 填写费用报销单，报销单抬头写清所在部门名称。 2．所有报销单据必须注明相关合同号，以便进行成本核算。外加工及原材料购买，不能确定是哪一个合同使用的费用报销，由会计统一摊销，可不注明合同号。 3．采购物品、外协加工，开发票时请与财务部出纳或财务主管联系，再让供应商开具票据，一定要写清楚本公司名称。报销单背面附采购订单、入库单、经手人签名报财务审核、报销。 4．在外消费人员开具发票一定注明公司全称，否则该发票视为无效发票． 三、说明 1．借款说明 1.1公司不进行任何情况下（包括员工以工资或奖金做抵押在内）的私人借款。 1.2出差人员需借款的，要在借款申请单上写明目的地及天数，经部门经理和销售总监审核签字后（确认出差目的地及天数），由出纳审核金额依据和借款余额，报财务主管审批（确认借款金额）。主管级以上人员5000元，主办级4000元，普通员工3000元以下（含3000元）的借款由财务主管审批，超过以上标准的借款由总经理审批签字后，到财务部领取款项。 1.3 非特殊情况，一次借款2500元以上的，提前一天通知财务部。 1.4 员工差旅费不足或为公司购置物品金额不够时，提倡自行垫付，公司按银行活期存款利率2倍支付利息（从2009年1月1日起，暂定不再报销银行手续费）。 1.5 财务部每两周公布一次借款情况。 1.6 出差人员的借款，回公司一周内必须到财务部冲账结清。如连续出差超过半个月的，必须在下一次借款前，将上次出差报销单交财务部，违者不予借款。 1.7 员工回公司后一周内仍没有到财务部冲帐结清借款的，在该月工资中扣减其借款金额，该月不足的，下月继续冲减。 2. 报销说明 2.1 原则上当月借款费用当月申报，未当月申报的从借款日期开始起延后21天开始计算利息，每超一天按费用总额的0.1%扣减。 2.2 在外连续出差的，每月8日前寄回上月报销单。出差或消费日期４个月以上（含４个月）没有上交报销单据的，视为自动放弃报销权利；３个月未交报销单据的，个人承担１０％的报销全额． 2.3 派车费用报销 2.3.1司机报销附《派车单》，并注明行车路线，收费明细，由业务片区用车的，须相关业务片区提供合同号、《派车单》，附于报销单背面，并由司机注明所费金额。 2.3.2 业务人员报销车费不用附外出单（财务主管对业务人员行程通过ERP可以查到），但报销单必须有片区负责人及销售总监签字确认。后勤部门人员报销交通费需附《外出单》。 2.3.3 通勤车停车费一个月报销一次。 2.3.4 每月10日前，行政主办将出车记录交至财务部。 2.3.5 车辆维修前，需填写《请修单》，并经企管部（林荣昌）审核签字，报销时附《请修单》才可申报。 2.4 所有业务、工程的差旅费、招待费以及MP4、相机等礼品的赠送由销售总监控制把关并负责审核（飞机、的士、软卧、招待费原来由陈总审批的现在改为销售总监审批），所产生的费用必须控制在年回款收入的11.6%的范围内，销售总监和企管部经理有500元/天的项目费用的支配审批权。 2.4.1 招待费用由市场部制定详细的费用控制标准，并报财务部备案； 2.4.2 飞机票按公司报销标准执行，财务部审核单据时发现异常须及时与销售总监沟通，违反规定的及时予以通报、纠正； 2.4.3 项目费用每月16日及次月1日由财务部统计上报总经理； 2.4.4 所有营销费用次月25日前由财务部统计后予以公布，对异常的予以预警，报各片区负责人并向总经理汇报； 2.4.5 每月25日，由财务部组织相关人员对上月的营销费用召开专门讨论费，总结经验，形成下一步节约费用的行动对策。 2.5 原则上费用单据报销时间为一个月，超过一个月的报销单据采取以下措施进行督促： 2.5.1 以交到财务部报销单的时间为报销时间。 2.5.2 超过时间未交报销单据的，第一次财务部电话通知其本人。 2.5.3 超过一周仍未交报销单据的，财务部出书面通知本人（集团信息视为已书面通知本人），仍然不交的，财务部与其上级沟通，并通知本人当周处理。 2.5.4 上述沟通后仍然迟交的一周内开始计时罚息，并按公司奖惩条例予以处理。 2.6 报销原则上以现金兑现，冲借款后5000元以上打入报销人银行账户。 3.时间说明 3.1 每周一12：00之前工程部和市场部将维修工程师及业务员上周行程表交财务部，以便财务部准确