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让Excel 2000自动计算数据（作者：杨志国　　本文选自《视窗世界》　2002年09月11日 09:58） 但凡提到会计核算问题，很多人动辄就会想到要用财务软件。然而杀鸡焉用牛刀，其实有时候不必请动这个巨无霸，用Excel足矣。作为当前最流行的办公自动化软件，Excel绝非浪得虚名，其灵活的自动计算和数据校验功能，使得它在工资和财务报表的编制方面大有作为。在工资和财务中，要到对大量的数据进行汇总计算，通常要在计算之前对某些特定的列进行判断，根据判断结果来校验数据的正确性，最后决定要采用那种方式进行计算。还要具有一定的容错性，能够自动捕获一些不符合要求的输入，并给出相应的出错信息，以便操作者能够及时加以纠正。以上这些功能，专门的财务软件自然可以胜任，但未免有一种大炮打蚊子的感觉。而对Excel，只需稍加挖掘其潜力，虽然是小米加步枪，也能强过飞机大炮。好，闲话少说，下面以工资报表编制为实例，向大家介绍如何运用Excel2000强大的计算与数据校验功能。 一、报表样式： 首先我们创建一个工资统计报表，该表分成两部分，第一部分是工资主表部分，它反映工资表的各项内容（如图1）；第二部分是该工资表的基础数据部分，这里称为基础表（如图2）。这两部分合在一张工作表中完成。 图1 点击看大图 图2 点击看大图 二、实现步骤： 1、创建如图1所示的工资报表样式和如图2所示的工资报表基础资料部分的样式。 2、修改手工录入列的字段名：显然最后做好的工作表要用密码加以保护，以防泄密，加密固然需要，但也不能误伤好人，应该既有集中、又有民主。有些字段应该允许操作人员进行实时修改（像姓名、性别、出生年月、工作年月、岗位代码、技术职务代码等），应该对这些字段网开一面。非常简单，鼠标单击这些字段所在列的顶端字母栏，选中它，再单击击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置单元格格式”，切换至“保护”选项卡，确保“锁定”复选框清空（如图3）。 图3 3、设置自动计算列的背景色：为了让自动计算各列以更加醒目显示出来，提示操作人员，这些列不用修改，我们可以修改这些列的背景色。单击这些列的顶端字母栏，选中它，再单击击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置单元格格式”，切换至“图案”选项卡，将单元格底纹设置为蓝色（当然也可以是其它颜色）（如图4）所示： 图4 4、创建基础表：一些字段（如岗位名称、技术职务、岗位等级、岗位系列、岗位工资、年功能津贴、专业技术职等级津贴）是从图2中所示的基础部分取得数据或是经计算得出，因此不需要操作人员进行手工输入。我们在同一张工作表的右边创建如图2所示的表格，并输入必要的内容。 编辑推 荐文章 ● 新鲜接触Execl XP● Execl 2000公式应用的几条经验● Execl 2000函数应用之信息函数 5、好，现在要讲到精华部分了──利用Excel函数设置自动填充数据列的计算公式， Excel提供了大量的应用函数，可谓十八般武器样样俱全。随便拿出一种足以制胜。就举一个查找函数LOOKUP的例子吧。 拿到一样武器，总得熟悉一下它的性能，函数 LOOKUP可以在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值（详细说明请参见有关帮助文档）。 （1）设置“岗位名称”F列的自动填充公式：选中“岗位名称”这一列的单元格F6，在工具栏下的公式输入框中输入如下公式： =IF(E6=,,LOOKUP(T(E6),R$6:R$16,S$6:S$16))（如图5）所示： 图5 这个公式所表达的意思是，F6单元格的内容是根据前一个单元“岗位代码”E6单元格中内容，完成自动的填充，如果E6为空时，则F6为空，否则从R列的6-16行中查找E6单元格中的值，如果找到则将S列中6-16行与之对应行的值填充到F6中。如我们在E6中输入了“1401”，则F6中自动显示出“县局局长及相当职务”。同样，我们可以将此公式复制到F列的所有F6以下的行中，使所有F列所有单元都具有自动填充功能。完成：“岗位名称”列 （2）以同样的方法，我们可以设置以下各列的公式： 技术职务（H列）：=IF(G6=,,LOOKUP(T(G6),W$5:W$16,X$5:X$16)) 岗位等级（I列）：=IF(E6=,,LOOKUP(T(E6),R$6:R$16,U$6:U$16)) 岗位系列（J列）：=IF(E6=,,LOOKUP(T(E6),R$6:R$16,T$6:T$16)) 专业技术职务资格等级津贴（M列）： =IF(G6=,,LOOKUP(T(G6),W$5:W$16,Y$5:Y$16)) （3）岗位工资（K列）公式设置：由于岗位工资的设置不仅仅是和E列的值有关，而且要根据O列的值（布尔类型）进行判断，如果O列的值为“是”时，说明该