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深圳卡蒙特轻纺服装有限公司 文件编号：HS/QW-XZ-07 第 1 页 共 3 页 外来文件管理办法 版本号： A 修改次数：
1、外来文件的界定
1.1外来文件包括客人下订单时给出的A单、B单，绣花、印花资料，包装指示以及产品的批板意见；客人的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等。
1.2市场部业务员制作的生产通知单、辅料通知单、扁机投料单与外来文件联系紧密，也按外来文件管理。
1.3所有的外来文件都要受控。
2、外来文件的接收
2.1收到客人的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等外来文件要交给行政部文控员，由文控员复印后加“受控”章，发往相关单位，原件由行政部文控员存档。
2.2市场部业务员接到客人的订单，分款制作《生产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》，并与A单、B单、批板意见、包装指示等装订在一起。接着在电脑文档中找出《外来文件发放一览表》，根据订单有无印花、绣花和专机加工，需不需要测试板，是否送天鹰检品厂检验等实际情况，填写和调整表中的内容。对有特殊加工，需要增加发放单位，在表中给予补上。《外来文件发放一览表》制作完毕后，与外来文件一起交行政部文控员，并要求签收。
2.3 对货期较长，有充足的打板时间的订单，印花、绣花资料可以与生产通知单、A、B单一起发放，对货期短，印花、绣花需提前打板的订单，印花、绣花资料可以提前交给行政部文控员，单独发放。
2.4为订单服务的外来文件，一般要在面料到厂前5天交给行政部文控员。对面料到厂前5天客人资料仍未收到或未到齐的订单，可把已收到的外来文件和《生产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》交给行政部文控员先发，待外来文件到齐后，再交给行政部文控员下发。
2.5为订单服务的外来文件下发后，客人传向我司的补充或更正的批板意见，市场部业务员必须再填写《外来文件发放一览表》，在备注栏里明确指示原资料或批板意见是否收回，批板意见和《外来文件发放一览表》交给行政部文控员下放。 编写： 审核： 批准： 生效日期： 深圳卡蒙特轻纺服装有限公司 文件编号：HS/QW-XZ-07 第 2 页 共 3 页 外来文件管理办法 版本号： A 修改次数：
2.6凡交给行政部文控员发放的外来文件，市场部业务员必须附有《外来文件发放一览表》，明确发往单位，没有明确发送单位的外来文件，行政部文控员不予受理。
3、外来文件的发放
3.1行政部文控员是管理外来文件的主要责任人，非外来文件下发不予受理。市场部业务员送来的外来文件，行政部文控员要分客人、分订单做出登记，存入电脑。
3.2行政部文控员收到为订单服务的外来文件，按《外来文件发放一览表》给出的意见，分别统计出不同文件发放的份数，交传真室复印。一个订单的外来文件复印齐全，行政部文控员要装订成册，写上编号，加盖受控章，按《外来文件发放一览表》编号发放。发往生产部、技质部的外来文件由文员接收，面料仓、辅料仓、财务部、市场部、绣花厂直接发给接收人。发放文件时，接收单位一律在《外来文件发放一览表》上签收。生产部、技质部收到外来文件，也按编号发给相关单位。
3.3外来文件的原件不加盖“受控”章，由行政部文控员存留。所有下发的外来文件（包括市场部业务员）一律加盖“受控”章。绣花、印花彩图情况特殊，原件加盖“受控”章后，由市场部对外加工使用，行政部文控员存留复印件。
3.4行政部文控员收到外来文件后，一般情况下，当天复印后下发，最迟不能超过第二天，特殊情况，第二天还不能下发，必须向市场部业务员通报。
3.5接到要求收回原件的补充或更正的外来文件。行政部文控员在发新文件时，必须把原文件收回。若个别单位原文件确实丢失，要填写《外来文件丢失记录表》，经部门负责人签字后，交给行政部文控员，视为收回原文件。对已填写《外来文件丢失记录表》的单位，原文件继续在生产线上使用，造成质量事故，要追究当事人的责任。
3.6生产部和技质部在发放补充和更改的外来文件时，必须当天把原文件或《外来文件丢失记录表》收回，交给行政部文控员。
3.7补充和更改的外来文件下发后，要求收回的原文件第二天还不能收回，行政部文控员要向部门负责人通报。文件发放的第三天仍不能收回原文件，行政部文控员立即向公司汇报。
3.8凡外来文件一律由行政部文控员安排复印，任何人不得自行复印外来文件，传真室操作员不得自行接受他人委托复印外来文件（带受控章的外来文件不允许复印）。
深圳卡蒙特轻纺服装有限公司 文件编号：HS/QW-XZ-07 第 3 页 共 3 页 外来文件管理办法 版本号： A 修改次数：
3.9行政部文控员要建立外
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