说明性和肯定性函.docVIP

7.1 信函和备忘录写作 信函寄给公司以外的人，备忘录用于同本公司内部人员之间的沟通。 大型机构中，每个分支机构往往是高度自立的，所以不同部门的人应该使用信函还是备忘录通信，取决于该机构的文化习惯。例如，有的大学中，不同系教师之间喜欢用信函的方式联络。 信函和备忘录的格式不同。附录A中列举了最常见的格式。A M S标准中简化了的信函格式同备忘录的格式十分相似：同样使用主题栏，省略敬称抬头和客套的结语。所以，这种格式在不太清楚对方的姓名和称呼时，其实很有用。 读者和格式上的差别是信函和备忘录之间的主要区别。这两种通信方式都可长可短，视需要传达的信息多少和情况复杂程度而定。对方是自己的老朋友时，这两种通信都可以很随便；写给第一次接触的人，或收信人组成比较复杂，或可能被存档时，写作风格就应该比较正式。这两种通信可能是15分钟一挥而就的简短回复；但在遇到从未遇到过的复杂情况或风险较高时，撰写过程可能需要很长时间的分析、构思和修改等才能完成。 7.2 说明性和肯定性信函的组材 本章和后续各章介绍的通信组材方式对普通商界人士可能遇到的写作情况 7 0 - 9 0％都是适用的。选用正确的方式可以加快创作过程，写出好的作品。 一定要正确理解每种组材方式背后的根据，在有必要灵活变动时，可以依实际情况有所调整。(例如，如果你写的是命令，那么所有警告内容应该放在首行