第08章 使用outlook管理日常工作.ppt

第8章 使用Outlook管理日常工作 本章介绍了在Outlook中创建和管理任务的方法，学习完本章内容后，读者便可以通过Outlook安排日程，并能使用日记功能记录各种日常操作。 通过本章的理论学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容: Outlook的工作环境 任务的含义 创建与管理任务 通过Outlook安排日程 使用Outlook中的日记功能 本章章节内容安排如下： 8.1 熟悉Outlook的工作环境 8.2 创 建 任 务 8.3 管 理 任 务 8.4 安 排 日 程 8.5 记 录 日 记 8.6 思考与练习 8.1 熟悉Outlook的工作环境 选择“开始”|“程序”| Microsoft Office | Microsoft Office Outlook 2003命令，可以打开Outlook 2003的工作界面，如下图所示。 8.2 创 建 任 务 用户每天往往要面对很多任务和纷繁复杂的工作内容，这时需要用户有条理地安排和管理这些工作任务。Outlook中的“任务”功能可以帮助用户完成以上这些工作。它能够创建并保存各种工作，还可以追踪任务，并及时了解任务的进度。 认识任务 创建新任务 创建定期任务 在日历中创建任务 认识任务 所谓任务，就是一项属于个人或工作小组的事务，并且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可能发生一次，也可能重复执行，因此，任务可以分为定期任务和不定期任务。其中定期任务可按固定的间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，用户可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告，也可能在上次报告之后一个月后再次报告等。 创建新任务 在菜单栏中选择“文件”｜“新建”｜“任务”命令，可以创建新任务，如下图所示。 创建定期任务 定期任务就是需要按一定规律出现的任务，它可以分为有固定间隔的任务和定期重复执行的任务。如果用户每天、每月或每年都需要执行某项任务，最好将它设置为定期任务。需要重复执行的任务在日常生活或工作过程中有许多的事例，例如，每个星期开始时要写的工作计划，每个月要做一次工作量统计等，这就需要创建一个定期任务。 在创建一项新任务的同时，可以将其设置为定期重复的任务，也可以将一个现有的一次性任务更改为定期任务。 在日历中创建任务 在繁忙的时候，可能会积压下一大堆的邮件需要处理，这时候就需要分主次、按先后进行处理。用户在“日历”中可以创建任务，将任务项目同“日历”联系起来还可以有效地预先安排任务的时间。例如，和客户预约了会面的时间，这时就可以从“日历”中创建一项相应的任务来提醒自己。 8.3 管 理 任 务 用户在创建任务项目后，除了可以在任务列表中直接修改任务进度外，还可以直接修改主题(即任务名称)，对它进行重命名。打开一个任务项目后，可以在“任务”窗口中修改各个选项，例如开始时间、结束时间，或者修改有关任务的注释等。 关于任务的简单操作 更改任务的顺序 将任务标记为已完成 更改任务的优先级 关于任务的简单操作 要管理任务，首先需要了解几个关于任务的简单操作。 打开任务 编辑任务 复制任务 删除任务 更改任务的顺序 在“详细列表”等视图中，没有对任务进行排序或分组。当只需要更改少数几个任务的顺序时，可在任务列表中上下移动单个任务以更改其先后顺序。 也可对全部任务列表进行排序，然后将新的顺序保存为默认值。这在需要按特殊字段内容对任务进行排列时非常有用，下图所示为“排序”对话框。 将任务标记为已完成 在Outlook的任务中，如果用户已经完成了某项任务，可以将其标记为已完成，从而可以使用户不必再考虑该项任务，而把精力放在其他任务上。 更改任务的优先级 任务的优先级分为“低”、“普通”和“高”3种，在任务列表中它们分别显示为向下指的蓝色箭头、空白和红色感叹号。 由于任务情况的变更，完成任务的先后顺序有可能发生变化，这时就需要更改任务的优先等级。可以在“任务”窗口中更改该任务的优先级：打开要更改优先级的任务，在“优先级”列表框中选择相应的优先级，然后单击“保存并关闭”按钮。这种改变将即时显示在任务列表中。 8.4 安 排 日 程 使用表格可以清晰地表现和管理文字与数据。Word提供了强大和便捷的表格制作和编辑功能，通过该功能，用户不仅能够快速地创建各种各样的表格，还能够方便地修改和调整表