行政公文写作常见错或误举要.docVIP

行政公文写作常见错误举要 ? 国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同时废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）。新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位在行政公文处理中尚未严格执行新规定，特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性，影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率。 一、公文眉首常见错误 公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成。公文的眉首看起来很简单，内容也不多，但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中，公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号三处。旧《办法》的公文格式规定秘密等级、紧急程度标识于公文首页左上角的相应位置，发文字号中的年份要用方括号[]括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了秘密等级和保密期限、紧急程度要标识于公文首页右上角，发文字号中的年份必须用六角括号〔〕括入。例如，现在有不少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的发文字号写成×××[2001]1号，这是不规范的，应改为×××〔2001〕1号。 二、公文主体常见错误 公文的主体包括红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和附注等构成。这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方，主要表现在： 1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。 文种是公文标题中最重要的要素，每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择，切不可混淆使用。但在实际的工作中，却出现了一些错误选择文种的现象。首先，仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了指示文种，而增加了意见文种。目前，有不少单位仍在使用指示这一文种，而未将意见作为一个单独的文种使用，如××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知，应该改为××大学关于严格教学秩序的意见。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，请示和报告、请示和函以及公告和通告等文种就经常被混用，有的该用报告的用请示，该用请示的用报告，甚至请示报告同时使用；有的按旧《办法》的规定将公告和通告作为同一类文种来使用，新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将函用成请示，如××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示（给县财政局），应改为××县办公室关于追加2000年度办公经费的函。决不能乱起名称，生造文种。如××大学关于教学工作情况的汇报，将汇报作为公文文种来使用，极不规范，应改为报告。 由于文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如××县工商局关于摆摊设点的决定，此决定对摆摊设点究竟是禁止还是准许、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定。 2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确。新《办法》规定主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，从而使整个行文规则更加严密，更加具体。但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确，影响了办文的效率。 主送机关应当明确，否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚，从而造成办文的推诿。特别是上行文时，主送机关只能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局，行文时，主送机关应为××市教委，而不能将主送机关定为××市教委、市财政局、市机关事务管理局。 此外，由于没有使用规范化的简称、统称，也容易造成主送机关的不明确，特别是一些办理性的文件，无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定，如××市城市建设综合开发管理办公室上级规定简称为市城建办，不能随意简称为市城建综开办或其他不规范简称。 3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确。在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出。报告夹请示，上级