《EXCEL应用教材3.docVIP

? ? 图3－10 ? ? 最后单击确定按钮，完成合并计算。合并计算的结果如图3－11所示。 ? ? ? ? 图3－11 ? ? 如果在合并计算对话框中选定了创建连至数据源的链接选项，则存放合并数据的工作表中存放的不是单纯的合并数据，而是计算合并数据的公式。这时在工作表的左侧将出现分级显示符号。可以根据需要显示或是隐藏源数据。如图3－12所示。 ? ? ? ? 图3－12 ? ? 这时的合并数据与源数据建立了链接关系，也就是说，当源数据变动时，合并数据会自动更新，保持一致。 ? ? 3.2.1? 按分类合并 ? ? 如果待合并的工作表格式不完全相同，例如有可能各月份销售的产品不完全相同，这时不能简单地采用上述按位置合并的方法。而需要按分类进行合并。按分类合并的操作与按位置合并大致相同，其基本步骤如下： ? ? 首先选定要存放合并数据的“全年汇总”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。与按位置合并不同的是，这时应同时选定分类依据所在的单元格区域。如果不能确切知道有多少类，可以只选定单元格区域的第一行。如图3－13所示。 ? ? ? ? 图3－13 ? ? 单击数据菜单中的合并计算命令。这时将弹出合并计算对话框。 ? ? 指定需要使用的函数，添加各工作表需要合并的源数据区域。与按位置合并操作不同的是，除了要选定待合并的数据区域外，还需要选定合并分类的依据所对应的单元格区域，而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同，需要逐个地选定。如图3－14所示。 ? ? ? ? 图3－14 ? ? 与按位置合并不同的还有需要指定标志位置，即分类合并的依据所在的单元格位置。这里选定最左列。 ? ? 根据需要决定是否选定创建连至与源数据的链接选项。为了与按位置合并对照，这里不选定该选项。单击确定。 ? ? 按分类合并计算的结果如图3－15所示。请注意，由于没有选定创建连至与源数据的链接选项，所以工作表的左侧没有出现分级显示符号，而且合并数据的单元格中存放的合并计算的结果，而不是有关的公式。 ? ? ? ? 图3－15? 3.3? 数据透视表 ? ? 当需要对明细数据做全面分析时，数据透视表是最佳工具。它有机地结合了分类汇总和合并计算的优点，可以方便地调整分类汇总的依据，灵活地以多种不同的方式来展示数据的特征。Excel 2000还新增了数据透视图报告功能，使得将数据透视表的分析结果用图表方式提交更为方便。 ? ? 3.3.1? 数据准备 ? ? 为了分析方便，首先将1月～12月的数据复制到一个新工作表“全年数据”中。为此，可利用Offfic 2000提供的新功能：多重剪贴板。多重剪贴板可以同时存放12份复制的内容，根据用户的需要将其中的任意一项或是全部粘贴到指定的位置。具体操作步骤如下： ? ? 选定“1月”工作表，选中整个数据清单。右击任意单元格，在弹出的快捷菜单中，单击复制命令。也可单击复制工具按钮，或是按[Ctrl]+[C]复合键。将1月份的数据复制到剪贴板中。 ? ? 按照类似的方法，将“2月”、“3月”、……“12月”工作表的数据复制到剪贴板中。在进行第2次复制操作时，将弹出剪贴板对话框。多重剪贴板最多可存放12份不同的内容。当复制完12个月的数据后，剪贴板对话框如图3－16所示。 ? ? ? ? 图3－16 ? ? 创建一个新的工作表“全年数据”，并选定A1单元格为当前单元格。单击剪贴板对话框中的全部粘贴按钮，复制的12个月的数据依次粘贴到新工作表中。如果次序不对，可将该工作表按日期项排序。 ? ? 3.3.2? 创建数据透视表 ? ? 创建数据透视表的操作是比较复杂的，但是Excel 2000为此提供了数据透视表和数据透视图向导。在该向导的指导下可以轻松地创建数据透视表。其操作步骤如下： ? ? 选定数据清单中的任意单元格，单击数据菜单中的数据透视表和图表报告命令。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1对话框，如图3－17所示。 ? ? ? ? 图3－17 ? ? 该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项，即数据源类型为Excel数据清单，报表类型为数据透视表。单击下一步。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2对话框，如图3－18所示。 ? ? ? ? 图3－18 ? ? 该步骤选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格区域，所以，一般情况下Excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到选定区域框中。单击下一步。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3对话框，如图3－19所示。 ? ? ? ? 图3