第27.28课时项目四(档案的提供利用)要点.pptVIP

项目四 第四部分 档案的提供利用 1.了解档案的提供利用的形式与特点。 2.熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料的编撰。 3.掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4.了解网络信息服务。 5.会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编研服务。 6.掌握档案原件服务，档案复制服务。 知识点一 档案提供利用的形式  与特点 　　我们认识人，只不过像看一个由虚线点画而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。 　　“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。 档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。 二、档案提供利用工作的要求 　　档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。 　　1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。 2. 按与档案部门的关系分，档案用户可分为三类，见图10-5。 图10-5 档案用户的分类 　 3. 从利用档案的目的来分，档案用户可分为三类，见图10-6。 图10-6 档案用户的分类 　4. 按利用者的利用频率来分，档案用户可分为三类，见图10-7。 图10-7 档案用户的分类 （二）档案用户的利用规律 　　档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的工作更加主动。 积累的经验多了就会慎虑，就像积累的学识多了就会博学一样。 　 （一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。 阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。 二、外借服务 三、复制服务 　　档案复制服务的优点很多，见图10-11。 　　档案复制的方法很多，有静电复印、缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。 在具体方式上还可以根据利用档案的不同用途和不同利用范围，档案复制分两种，见图10-12。 四、咨询服务 档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤，见图10-13。 （一）电子化服务的概念 　　档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的数字化档案。 实现档案信息开发利用的电子化具有诸多优势，见图10-14。 档案电子服务的方式主要有以下四种，见图10-15。 知识点三 档案的间接利用工作 　　历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。 二、间接利用工作的主要形式 档案间接利用工作的重点是对档案资料进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参考资料可以分为两种：一种是档案文献报道型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包括大事记、组织沿革等。 二、间接利用工作的主要形式 1. 全宗指南的概念与作用 　　全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行报道的材料。 二、间接利用工作的主要形式 　2. 全宗指南的结构 　全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。 二、间接利用工作的主要形式 1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。大事记的编写要求如下，见图10-18。 二、间接利用工作的主要形式 　　2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图10-19。  图10-20 大事时间的写法要求 　　组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关（包括党政机关、社会团体、企事业单位）自身发展演变情况的参考