第八章 流程与任务控制.ppt

南开大学　程新生　等 第八章　流程与任务控制 企业流程按照内容可划，分为物流，资金流，信息流，人员流和事务流。流程控制是按照流程管理制度的要求，对企业实施的流程进行的控制行为。 涉及流程控制 《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》 《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》 涉及任务控制 《企业内部控制应用指引第10号——研究与开发》 《企业内部控制应用指引第11号——工程项目》 《企业内部控制应用指引第13号——业务外包》 《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》 第一节 流程与任务控制概述 流程控制的特点： 分层次进行 分环节进行 需达到内部牵制的效果 流程的内部控制是一种流程中作业分工，职责分配和记录方法的制度，一名或一组员工的作业必须与其他员工的作业相互联系并保持牵制，还要受到不断的检查和记录，以便达成流程中使用资源权力的互相牵制。 一 企业流程与制度设计 流程管理制度包括流程的分级与分类，流程之间的逻辑制度以及流程的输入与输出的要素等。 管理学中二八原理：企业80%的流程是可重复和保持不变的，因而可以固化下来；20%的流程需要根据企业内外部的环境的变化和客户的要求进行流程的创新和增值行为。 流程的逻辑是以物流为核心的综合事务流的效率管理问题。 组织机构，岗位架构和责权利机制确定后，企业要给每个岗位配置相应的员工。 流程管理要解决的问题： 组织内部信息不对称问题 如何保证专业管理人员彼此的协调一致 二 流程增值分析 增值作业是指满足客户需求所必需的作业，可分为 能给客户带来价值的作业——核心作业 保证企业正常运转必不可少的作业——支持作业（对增值作业的完成起支持和服务作用） 非增值作为是指客户不需要的作业 三 流程描述与流程文件 企业流程描述是对工作流程的现状描述。 跨功能流程图法——主要用于表达企业流程与执行该流程的功能单元或组织单元之间的关系。 企业流程基本上都是以纸质或电子的文件存在，流程文件构成了企业流程管理体系的基础。 一个完整的流程文件一般包括：标准流程图，流程说明书，流程中相关资料。 四 运营标准化 运营标准化包括硬件标准化、软件标准化 硬件标准化涉及工具标准、设备、物流仓库、货架、信息系统硬件等标准。 软件标准化包括物流信息系统的代码、文件格式、接口标准、物流管理、操作规程等标准。 企业应通过流程标准化，操作标准化，服务标准化等，以客户服务为导向，以信息流为驱动，将流程分解，制定操作和服务标准；采用条码管理，进行跟踪管理；按照国际惯例和国家通行标准制定企业的标准，对各个作业环节实行统一技术标准和管理标准，强化质量管理认证，建立高效率的流程管理系统。 第二节 流程控制 一 一般控制点 企业流程在一个部门内或跨部门涉及多个作业时，流程经历的每一个作业都是对该流程进行有效控制的一般节点，可以掌握该流程的人，财，物以及相关的各种信息。 企业内部流程模式中作为一般控制点要遵循不相容职务分离的原则。 一个设计良好的存货控制系统应该能够： 确保所有的采购业务都要经过相关人员的批准； 以永续盘存制为管理报告的基础，会计系统能够确保及时、准确和完整地记录存货业务； 成本被合理地确认和分配； 分析、调查差异，并将其恰当地分配到存货和销货成本上； 验收存货，通过独立的测试以证实其符合质量标准； 系统地检查所有的产品是否过时，并进行了恰当的会计处理； 管理层定期检查存货，处理过时存货，将存货损失降低到最小程度； 在市场调查和质量控制测试之后再把新产品推向市场； 跟踪供货合同，监督过度请购行为，确认潜在的损失等 二 流程关键控制点 关键控制点是从一般控制点中筛选出来的一些特殊控制点，是需要重点和特别加以控制的点位，这些控制点是流程中的关键环节，关键作业，关键要求。 如何找到和确定流程的关键控制点是流程控制中的核心问题。 案例 海空物流公司（中国）针对业务特点，确定控制关键点：一是信息系统准入控制，因为与客户对接是物流企业之间的竞争焦点，系统中的信息成为控制重点；二是经营安全控制，物流服务收费低，而货物本身的价值较大，一旦出现货物缺失，即使有保险的赔偿，物流公司的损失也是很大的，公司曾经发生过为三星公司代理货物被抢的事件；三是服务合同的签订，有些客户设定霸王条款，要在签订合同之时消除隐患；四是经营服务过程中保证金大，对保函要进行有效控制；五是应收账款控制 关键控制点对于企业的风险感知明显，是关键的风险点，对风险的发行能够起显著的控制作用。 关键控制点是流程的最关键环节和作业，部门内流程和跨部门流程要选择其综合事务点。 有