会议团w体销售程序与标准.docVIP

会议团体销售及接待程序与标准 　　程　序 　　　　　　　　　　标　　　　准 一、预订会议 1、在电话铃响三声以内接听电话，首先礼貌地向客人问好，然后通报所在部门和接听者的名字。 2、如客人临时到访，需在短时间内相迎接待，准备好会议资料后，礼貌地向客人表示问好。 3、要主动询问客人对宴会/会议的需要，程序包括：单位名称、预定日期、时间、参加人数、活动性质、服务要求、客人姓名、联系电话及等。　 4、如客人电话预订，可建议客人预约时间到宴会/会议场地亲自考察，如客人来访预订，可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资料，并亲自陪同客人考察相关的活动场地。 二、确认预订要求 1、客人提出整个预订要求后，要认真查阅宴会/会议场地预订记录，当核实可提供宴会/会议场地及所需房间状态后，才可以和客人作进一步的洽谈。 2、在和客人洽谈的过程中，要耐心听取客人的意见和要求，当客人提出问题或疑问时，要本着诚恳、耐心、细致、礼貌的态度，为客人作出解释及提出建议。 3、当会议场地、用餐时间、位置摆设或服务项目等问题有冲突时，要积极主动地想办法与客人取得一致的意见，尽量满足客人的要求。 4、洽谈双方如对所举办的活动的主要事项取得一致意见后，即可确认预订。 三、跟进会议协议书及落实细节 1、根据客人确定的活动内容（包括房间数量、会议形式、人数、餐饮安排等）服务要求，在千里马电脑系统上预留所需房间数量，然后在会议预