如何当好审核o组长2009.docVIP

如何当好审核组长2009-09-16 13:13:26| 分类： 我的文章 阅读260 评论1 字号：大中小 订阅 根据我从事认证担任企业三标管理者代表10年，从事认证审核6年的经历，及与很多审核组长交流的心得，就如何当好组长谈一下自己的看法。 当好组长就要从流程开始。流程为：《审核组长任命书》→文件审查→审核计划→现场审核（首末次会议、内部交流、领导层交流）→审核报告→不合格关闭验证→案卷提交。 在接到《审核组长任命书》后，根据企业情况和行业特点要对企业的体系文件（手册、程序文件）进行详细的阅读，必要时要对《审核组工作手册》、《审核作业指导书》、中经科环的相关管理、技术要求及相关的专业书籍、自己收集的资料，甚至上网查询把企业的相关专业知识弄明白，这样就为以后的工作打好了基础。当好组长只有自己的综合能力强、组员才能信服你，企业才能信任你。 通过周密的前期准备，结合标准及企业实际，就可以编制文审报告，文审要精到，不要走过场，更不能给企业玩文字游戏的感觉。 编制审核计划时，要对审核组成员进行了解，必要时了解组员的个人经历和审核经验，发挥高级审核员和技术专家以及其他组员的才干，让最专业的人审核其最擅长的部门和条款，可能审核的效率和质量就会提高。组长要搞好时间管理，把整个审核过程进行周密策划，包括时间、现场、路程等，考虑各种不利因素，做好统筹安排，使审核过程有条不紊。同时将审核计划提前发至企业和审核组成员，为他们提前做准备和沟通打好基础（计划内企业的名称、电话、联系人、审核组成员及电话俱全）。 审核前，一定要让专业审核员为大家进行专业培训，不能走过场，将流程、专业特点和关键点告诉大家，便于审核时有的放矢、抓住重点，审核当中要经常交流，尤其是吃完晚饭后，大家交流一下，可以增进友谊、交流心得、交换意见，也便于组长随时掌握审核整体情况。 审核组长一定要强调审核员的行为守则，通常有以下几点： 1、严格把关，在审核员报销车费上要把关，避免不合理报销引起企业反感； 2、提醒组员要注意形象、穿着、抽烟、喝酒等，要严格遵守企业规章制度； 3、说话要和气，不要损害企业的形象，贬低咨询人员的形象； 4、避免组员利用企业电话或宾馆电话打与审核无关的事情； 5、要求不能暗示当地旅游景点，拒绝出去旅游； 6、要求不能接受企业的礼品、礼金； 7、一定要保持审核组的团结。现在有很多审核员在企业面前故意表现自己的能力，贬低其他老师，甚至在企业面前互相争执，企业很反感； 8、提醒组员不要在审核时提与审核无关的事情，现在有些审核员在审核时与企业联系是否有咨询、培训的需求； 9、提醒组员说话要有分寸，不能随便发表看法，这样容易卷入企业的纷争和帮派当中，避免产生不利和尴尬。 通过以上行为准则的提醒，审核组就能规范行为，团结协作地完成任务。 在审核当中，要求组员使用普通话、运用通俗便于理解的语言（很多审核员言必谈几点几，让企业一头雾水）、注意营造轻松和谐的气氛，切忌我问你答和审判式审核，说话和气、善于交流，抽样合理，这样就能得到企业的密切配合。 当今，企业分工越来越细、专业化程度越来越高，外包过程越来越多，但很多企业和审核员都回避外包过程，应加强对外包过程的审核。 审核后，组长要综合审核组的意见，统一思想，把开据的不合格项及需要交流的观察项进行分类，并要求组员要做好与领导层交流发言的内容，要提前做好准备，把重要审核发现和改进意见准备周全，提出的问题要切中要害、有的放矢，切忌把小问题和众多的具体问题拿来沟通。要留有余地，点到为止，多用些请参考、研究、考虑之类的语言，避免盛气凌人、用指责武断的口气讲话，这样发言就会层次清楚、重点突出，也对得起“专家”、“老师”的尊称。 对于审核记录，组长一定要进行把关，避免审核条款遗漏、内容欠缺、抽样不足，尽量避免后续的补救带来的麻烦和再要求企业提供证据的尴尬。 审核当中要客观公正，把好审核关，比如现在出现很多证据造假的情况，要复核原件，抵制不规范行为，强调遵守法律法规和满足顾客要求的重要性，让企业夯实基础，规范管理，才能永续经营。这样既提高了企业的体系运行质量，也规避了认证风险。 审核报告和不合格报告需要留给企业，因此一定要严格把关，这直接关系到对老师的尊重和认证公司的形象，要避免错字和语法上的错误，更要对标准确，让企业心服口服，报告要切合企业实际，不要应付了事。通常出现审核员字迹潦草难辨，甚至出现有不合格事实，却无不符合准则的内容，让企业成为笑料。 组长必须按审核程序开好首末次会议和领导层沟通会，不能简化程序，首末次会议必须要开，且不能一次就签完字，这样反而会得到企业的尊重，越简化程序企业越认为认证就那么回事。领导层必须参加会议和审核，