企业费果用管理用户手册.docVIP

 变更记录 日期 版本 变更说明 作者 2009-08-11 1.2 初始版本 李江 签字确认 系统模块 对应章节 对应部门 负责人签字  目录 1 引言 4 1.1 编写目的 4 1.2 背景 4 1.3 范围 4 1.4 定义 4 1.5 参考资料 4 2 用途 4 2.1 功能 4 2.1.1 安全管理功能 4 2.1.2 预算管理功能 4 2.1.3 报销管理功能 4 2.1.4 系统维护功能 4 2.1.5 审批管理功能 4 2.1.6 报表统计功能 4 2.2 性能 4 2.2.1 精度 4 2.2.2 时间特性 4 2.2.3 灵活性 4 2.3 安全保密 4 3 运行环境 4 3.1 软件环境 4 3.2 硬件环境 4 4 使用过程 4 4.1 操作过程介绍 4 4.1.1 登陆 4 4.1.2 安全管理 4 4.1.3 预算管理 4 4.1.4 报销管理 4 4.1.5 系统维护 4 4.1.6 审批管理 4 4.1.7 报表统计 4 4.2 输入 4 4.3 输出 4 引言 编写目的 本用户手册目的在于详细明确的介绍企业费用管理系统的各项功能，帮助用户了解并能方便的使用此软件。 本用户手册的预期读者为：适用于购买该软件的人，也适用于使用该软件的各用户如企业的各个员工，更一般地，使用于所有想了解该软件的人。 背景 此软件系统的名称：企业费用管理系统； 此软件系统任务提出者：中软卓越重庆培训中心； 此软件系统任务开发者：九天； 此软件系统任务用户：企业的所有员工。 范围 本系统的目标是管理企业费用的计划和使用过程。 系统包括企业的费用预算和报销两项基本管理工作。 系统包括为了开展上述工作而作的组织结构设置、费用体系设置、管理角色设置、审批体系设置。 系统还包括为了监控、分析各项基本管理工作而编制的各项统计报表。 定义 【费用】本文中，费用指企业生产经营活动中产生的各项费用。例如人员工资、福利费、办公费、差旅费等管理费用，又如原材料采购、仓库租赁等生产费用。 【预算】用数字编制未来某一个时期的计划，也指经企业决策部门批准的企业在一定时期的收支预计。企业的各项支出只能在预算范围内审批，有利于控制企业的费用支出。在本系统中，预算仅指在支出预算。 【报销】指个人因处理公司的事务或受公司指派执行公司的某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司的规定，依据业务发生的原始单据(发票)向公司报销费用，领取现金或银行存款的一项经济活动。 【审批】指预算和报销中的审核、批准操作。审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关管理人员审批后执行。审批一般遵循归口分级管理原则。 【归口管理】即按照管理职能安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责制，调动各部门、各单位管理好相关费用的积 极性。比如，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理， 财务费用由财务部门管理，进货费用由进货部门管理，进一步说，管理费用的报销事项要由行政主管领导批准、销售费用的报销事项要由销售主管领导批准。 【分级管理】各管理部门应当根据各项费用的具体情况，将费用控制责任层 层分解，层层落实，让归口管理部门的所属单位和个人都对相关费用控制和管理负 有责任，从而加强对费用的控制。比如，销售部经理 负责确认销售费用的发生情况属实，销售总监负责确认销售费用的发生是必要的，财务经理负责确认每一笔报销是在预算范围内的支出。 【统一管理】财务部门作为综合管理部门，应对费用进行统一管理。所有预算由财务部统一初审。所有费用开支都由财务部门统一办理报销手续。 参考资料 1.企业费用管理系统用户需求说明书 中软国际卓越培训中心 2009-6-18 2.项目计划书 3. 用途 功能 本软件系统主要帮助公司进行费用管理并且方便员工进行各项查询工作，具有很大的灵活性。具体功能如下： 公司所有员工都能使用的功能： 安全管理功能 登陆 公司的所有员工通过自己的用户名和密码在这里登陆。 修改密码 每个员工可以通过初始密码登陆后修改自己的密码，以确保自己的信息安全。 退出 点击“退出”可以在这里安全退出，若要重新登陆，可以点击“这里”，进行重新登陆。 预算管理功能 预算清算功能 此功能允许员工对申请的预算进行查询，以方便员工了解申请的预算是否通过 预算录入功能 公司的所有员工都可以通过此功能将计划申请的费用项目录入电脑。 此功能允许员工增减预算单元，修改预算单元的名称。新录入的预算单元是“未经审批”的。 员工能够在预算单元下增减费用项目、修改费用项目的属性