个公司档案管理制度,v0.docVIP

*公司档案管理制度 为规范档案管理的各个环节，更好的为企业的建设、生产、发展服务，根据上级部门档案管理的有关规定，结合本企业的实际情况制定本制度。 第一章 档案的收集、归档 第一条 对在基建、生产、经营过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第二条 归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第三条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部们文件资料的收集、移交、归档和留存本部们查阅文件资料的保管。 第四条 0—7大类和８大类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；“43”（会计帐务）所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档；8—9大类的图纸、说明书等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。 第五条 0—6大类的档案一般在形成的次年三月底前向档案室移交完毕；7—9大类的档案应在项目、工程结束一个月后移交归档；重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档；因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。 第六条 电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式三套。不允许用软盘进行归档。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。 第七条 档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。物质部门按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。 第八条 所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。 第九条 档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。 第二章 档案的整理 第十条 归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等的要求，不得存在《火电机组达标投产考核标准》中的扣分事项。“43”类（会计帐务）档案由财务部按有关规定进行整理。 第十一条 采用《火电企业档案分类表》的（0-5大类）（6-9大类）两个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。 第十二条 合理确定文件资料的保管期限和密级。 第十三条 整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。 第十四条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。 第十五条 筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，却需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。 第十六条 归档的电子文件按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成机读目录和纸质目录。 第十七条 档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司经济考核办法进行考核。 第三章 档案的保管 第十八条 应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。 第十九条 档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃。 第二十条 做好定期工作，保持库房的整洁，每天要早上、下午两次对库房进行检查，记录温度和湿度。 第二十一条 严禁无关人员进入库房；严禁在库房内抽烟和进行与工作无关的事情。 第二十二条 档案库房和档案橱的钥