1、档案管理技巧.doc

1 基本要求 1.1 公路竣工档案是公路工程项目建设的重要组成部分，真实反映了公路建设项目的全过程，各参建单位对竣工文件的收集、整理、编制应予高度重视，编制竣工文件要做到组织落实、制度健全、措施到位，确保竣工资料的收集整理与公路建设同步，保证形成的竣工文件具有完整性、真实性、系统性和科学性。 1.2 公路竣工档案应按照《云南省公路工程竣工文件编制实用范本》（以下简称“范本”）相关章节进行分类编制。 1.3 建设单位职责。公路建设项目竣工文件的编制和归档，项目法人为第一责任人，把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。项目法人在与施工单位、监理单位签定合同时，在合同中应当把竣工文件编制的责任和要求加以明确。在工程开工初期，督促各参建单位应成立竣工文件编制领导小组，对竣工文件的收集、整理、编制进行部署和组织培训，并根据工程项目的特点，统一规范编制竣工文件的各项工作。 1.4 监理单位职责。监理单位应按“范本”的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，还需督促、并定期检查各施工单位竣工文件的收集、整理工作。对施工单位竣工文件编制的质量负监理责任。竣工文件编制完成前，总监理工程师、高级驻地监理工程师及负责整理编制竣工文件的监理人员均不得离开本项目岗位。在施工单位报请初验竣工文件时，必须先经监理单位审查合格后方能签认。 1.5 施工单位职责。合同段项目经理为竣工文件编制的第一责任人，工程建设过程中，要将施工阶段形成的竣工资料的收集、整理及存放工作落实到专人负责。施工过程中，对已办理分项工程中间交工验收的，应及时将资料整理后，按归档要求分类存放，做到每完工一项，就完成一项收集整理存放工作。竣工文件编制完成前，各合同段项目经理、总工及整理编制竣工文件的经办人员均不得离开本项目岗位。 2 竣工文件组卷及档号 2.1 竣工文件的组卷 2.1.1 竣工文件的整理及编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。既保证按交通运输部规定的《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号）附件2公路工程项目文件归档范围内容的完整性，又体现自然形成资料的系统性、层次性，便于整理和编制，便于查找，便于全省统一的网络管理。 2.1.2 为保证竣工文件资料的层次性，竣工文件按册、分册、卷进行整理编制。 (1)竣工文件按竣工文件编制内容设立的册号进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册，分册以下设卷。 (2)每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。 (3)分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册。 (4) “范本”中“竣工文件编制内容”一览表所规定的内容不是目录，在组卷时应根据资料的篇幅进行整理，按卷内材料内容进行“文件材料内容提炼”。 (5)卷内文件排序：案卷内封面——扉页——卷内目录——文件材料——备考表。 (6)文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右A3纸张）。 (7)工程质量资料整理的基本原则：以工程单元划分为基础，以里程桩号前进方向，从下（基础）到上（上部），从左到右的顺序。 2.2 竣工文件组卷格式 竣工文件的整理、编制、立册组卷应严格国家、部、省厅关于档案管理的规定执行，使我省高速公路形成的竣工文件统一、规范，从基础资料到格式实行标准化管理。 2.2.1 案卷外封面、脊背、内封面、扉页、备考表用Word文档制作，总目录、案卷目录、卷内目录用Excel电子表格制作。 2.2.2 案卷外封面格式标准 （1）案卷外封面粘贴在卷盒表面的图框内，其格式见图2-1。 （2）案卷外封面用Word文档制作，纸张规格以A4纸。页边距：上2.5cm，下2cm，左3.2 cm，右2.3cm。参建单位编制外封面时，外框线不需要绘制，横线暂用细实线绘制，竣工文件审订验收后送交专业单位装订时，由装订单位对外框线和横线统一制作。 （3）外封面印制字体：“档号、档案馆号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号仿宋-GB2312字加粗。工程项目名称（如：C56线云南保山至龙陵高速公路）用30磅仿宋-GB2312字。 （4）档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写。 （5）编制日期：竣工文件编制日期应填写为交工验收日期或项目业主规定的日期。 （6）保管期限：施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其它文件材料填写为长期。 2.2.3 脊背格式标准 （1）参建单位编制的竣工文件，在