秘书办文的工作.ppt

第六章 秘书“办文”的工作 通过阐述公务文书的概念、性质及党和国 家关于公文规范的有关要求，理解“办文”工作。 掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文 书的办理方法和秘书“办文”工作的规范，提高 秘书“办文”工作的基本能力。 第一节 起草撰写公务文书 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不 同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘 书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守 的。 一、公务文书的概念和性质 由于公务文书概念的不同，使其具有了不 同的性质。 （一）公务文书的概念 公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如 下（见图4-1）。 广义：这样的公务文书种类很多，随着现代社会 公务交际交往和现代文字处理技术的发展，还有新的 文种出现。 狭义：它是传达、贯彻党和政府的方针、政策， 发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问 题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的 重要工具。一般特指在国务院2000年8月24日发布、 2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》 中明确规定的13种国家行政机关公文。《办法》指 出，“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中 形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政 和进行公务活动的重要工具。” （二）公务文书的性质 根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的分类，如表4-1所示。 续 表 二、党和国家关于公文规范的有关要求 国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写 作和处理（见图4-2）。 三、公务文书的体式 《国家行政机关公文处理办法》严格规定 了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严 格依法行文。其他组织 的公文为庄重规范起见， 也形成了相应的体式要 求。公文的体式由以下 四部分组成（见图4-3）。 （一）公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4） 。 发文机关标识：其作用在于表明公文的责 任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两 种形式：一是作为文头（又称版头），多采用 大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机 关的全称或规范化简称加“文件”二字构成；二 是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或 规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文 时，主办机关排列在前。 发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索 和引用文、件提供便利，同时也便于对文件进行统计 和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文 顺序号构成，如国办发 1998 28号，意为该文件系国 务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应 写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大 流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现 象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注 主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标 识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向 外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之 下、正文之上靠右的位置。 公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三 部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间 通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用 助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内 容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。 题注的写法是在公文标题之下标注。 受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对 公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关， 即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责 任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称 或统称。 正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受 文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正 文的内容一般要求做到一文一事，正文的结构通常包 括开头、主体、结语三部分。 附件说明：可分为两类：一种是与公文正件具有 同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文 正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考 而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者 正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指 为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等， 以便查阅和保存附件，防止附件散乱、丢失。另外为 使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解 释、说明的名词术语，通常在附注中加以注解。 成文日期 ：通常以领导人签发的日期作为公文的成 文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的 日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为 准；电报以发出日期为准。一般情况下，公文开