文件-资料-控制程序-编码规定xyn.docVIP

1.0目的 对公司与质量有关的管理性和技术性文件进行控制,确保文件的适用性和有效性,防止使用失效或作废的文件. 2.0适用范围 本程序规定了本公司与质量有关的文件的控制范围、编写、审批、标识、发放、更改、日常管理以及外来﹑外发文件的控制要求和方法,并明确了相关部门和人员的职责。 3.0定义及术语 3.1文控: DOCUMENT CONTROL CENTER,简称DCC. 3.2体系文件﹕本公司与质量有关的文件,结构如下: 第一层文件…………质量手册 第二层文件…………程序文件 第三层文件……… 操作指引，法律/法规 第四层文件…………表格,质量记录. 4.0职责 4.1文控（DCC）负责规定职责范围内受控文件的标识、登记、发放、回收、作废之管理。 4.2相关部门负责本部门范围内受控文件的保管、接收、回收。 5.0程序 5.1质量手册﹑程序文件和工作指引的编制及审批。 5.1.1“质量手册”由管理者代表负责组织编制,最高管理者批准。 5.1.2“程序文件”由各部门主管/经理负责组织编制﹐管理者代表批准。 5.1.3各部门负责编制本部门内部运作文件，如作业指导书﹑工作指引﹑验收标准 ﹑外来文件等﹐由文件编制部门主任/经理审核，最后由文件编制部门经理批准后生效﹐若文件有涉 及到相关部门﹐由相关部门经理参与审核. 5.1.4文件的编写应做到文件标准(规范)符合性,适用性： 文件的目的明确,满足规定要求; 规定的职责和权限清楚; 措施和方法具体(可操作); 接口关系协调,不留缺口,不相互矛盾; 文件易懂,用词规范,字体清晰; 文件编制时所使用的格式各项须统一。 　　5.1.5文件审核﹑批准人员应做到： 文件内容是否与规定要求(标准,规范)相一致; 文件规定的职责是否明确和落实; 文件规定的措施和方法是否可行、实用; 工作环节之间接口关系是否明确和协调. 5.1.6文件使用的要求和规定： 只使用现行有效版本,不使用失效或作废的文件; 按规定借阅,保管和归还文件,不得涂改,损坏文件. 5.2体系文件之发放 5.2.1体系文件发布前必须有受控文件编号及标识. 5.2.2体系文件批准后交DCC发放.正本在文件的背面盖上红色“正本文件”印章,存放在DCC.副本文件在发放之前盖上红色的“受控文件” 印章﹐副本文件在发放时必须要填写《受控文件分发一览表》发放受控副本至相关部门并签收.受控副本由各部门妥为保存,确保文件处于受控状态及最新版次. 5.2.3受控文件之管理： 受控文件须有受控章﹑文件编号﹑最新版本号﹑审批﹑修订/分发/回收等记录等; 属于特殊文件的受控文件,则设定特殊的程序指令,予以有效控制.(如网上文件,设定使用权限﹑修改权限﹑受控权限予以控制); 受控文件未经受权不得随意复印; 受控文件制作《受控文件一览表》,包括文件的版本号,生效日期,及文件分发部门等; 若文件丢失,须填写《文件修订/补发/删除/新增申请表》注明文件丢失原因,经管理代表批准后,由DCC补发文件; 各部门对受控文件建立文件档案管理,便于查阅并确保文件的有效性; 文件保存可以书面文件或电子数据的形式保存文件. 5.2.4若受控副本数量需要增加,由需求部门填写《文件修订/补发/删除/新增申请表》,经管理者代表批准后, DCC负责复印所需数量受控副本.依据程序5.2.2进行分发控制. 5.2.5手册和程序文件经管理代表批准,其它文件经部门经理批准发放。 5.3体系文件之修改 5.3.1文件更改前,由申请修改人填写《文件修订/补发/删除/新增申请表》,注明更改原因,并经管理者代表批准.一般情况下,文件更改的审批应由该文件原审部门进行,亦可指定其它部门参与审批. 5.3.2文件更改批准后,由申请修改人员实施更改,并标明文件的更改版次和生效日期; DCC按《受控文件分发一览表》上的名单发放更改后的文件,同时收回旧版的文件. 5.4外来文件管理：非本公司内部编制的文件（如客户标准及图纸,国际标准,法律/法规等）管理如下:引用的各类安全标准,行业标准,国家/国际标准,由使用部门提出申请,并必须经使用部门经理批准,方可作为参考文件使用，使用部门在《外来文件登记表》上登录 负责追溯状况; 外来标准需发放有关部门使用时,其发放方法参照公司内部受控文件的管理办法执行; 5.5电子数据管理:以电子媒体形式存在的文件（如公司内部纲络文件,软件拷贝,光盘等）管理. 仅以电子媒体形式存在的文件或数据必须有索引清单,适当时注明路径; 所有的电子数据必须定期拷贝,拷贝间隔时间由编制部门决定.拷贝的光盘或磁盘应放置合适的