access的数据库和表分析.ppt

第二章  access的数据库和表 本章任务 了解access的功能和特点 掌握access数据库的主要组成对象 能用向导方式、自定义方式创建数据库 能够熟练地建立表、修改表的结构和数据 概述 Access是一个功能强大的桌面关系数据库管理系统，可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息，是office中一个成员 Access的发展过程 20世纪90年代初ACCESS1.0到目前的ACCESS2003。 Access的主要特点和功能 方便实用、能处理多种数据类型、设计过程自动化、与internet集成，提供功能强大的向导、采用OLE技术处理多媒体数据。 Access简介 Access数据库的系统结构 对象间的关系见教材P21 启动和关闭Access 启动Access 单击“开始”菜单，然后在“程序”中选择图标，即可打开Access。 关闭Access 单击Access右上角的“关闭”按钮。 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 使用Alt+F4快捷键。 使用Alt+F+x快捷菜单命令。 2.1创建数据库 对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，再根据数据库系统的设计规范创建数据库。 本节重点介绍数据库的设计步骤和创建数据库的方法。 2.1.1数据库设计的步骤 1.分析建立数据库的目的 应将用户需求融入其中。数据库设计者应与数据库的最终用户进行交流，了解现行工作的处理过程，共同讨论使用数据库应该解决的问题和应该完成的任务，并进一步讨论应保存哪些数据，怎样保存这些数据。 2.确定数据库中的表 按以下原则对数据进行分类： 每个表应该只包含关于一个主题的信息。 表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。 3.确定表中的字段 注意每个字段包含的内容应该与表的主题相关，而且应包含相关主题所需的全部信息。字段命名规则： 字段名长度为1-64个字符 可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符 不能包含句号、惊叹号、方括号和重音符号‘ 4.确定主关键字 主关键字：为了使保存在不同表中的数据产生联系，每个表必须有一个字段能惟一标识每条记录。 例如：教师表中的教师编号，学生表中的学生编号，课程表中的课程编号。 5.确定表之间的关系 只有确定了表之间的关系，才能将不同表中的相关数据联系起来，为使用它打下良好的基础。 2.1.2 创建数据库 Access的数据库可以包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块七种数据库对象组成，也可以是不含任何对象的空数据库。 数据库是一个文件，扩展为mdb。数据库对象不是单独的文件，它们存储在数据库文件中。 2.1.2 创建数据库 创建数据库的两种方法 先建一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象。 （比较灵活，但用户必须分别定义数据库的每一个对象） 使用“数据库向导”，利用系统提供的模板创建出快速创建出数据库，并创建所需的表、窗体和报表。自动创建后，可以进行修改。 （仅一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表，但不太灵活。） 启动Access时，可选择创建空数据库或用向导建立数据库两种方式。 进入access后，使用“新建”命令，也可以选择两种方式。 演示： 用向导建立数据库 创建空数据库 2.1.3数据库的简单操作 一、打开数据库（与打开ppt文件相似） 启动时，用启动对话框打开 启动后，用“打开”命令打开 双击某个access数据库文件(*.MDB)。 二、关闭数据库（与关闭ppt文件相似） 单击“数据库”右上角的“关闭” 双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标 单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标，从弹出的菜单中选择“关闭”命令。 创建空数据库后，应创建数据库中的各种对象，最基本的就是数据表（简称“表”），只有建立表后，才能创建数据库的其它对象，如查询、窗体、报表等。 因此表是数据库最基本的对象，也是最重要的对象。 2.2建立表 表的构成：表结构、表内容 建立表的过程：先建立表结构，再输入表内容 2.2.1Access数据类型 文本数据类型 使用的对象为文本或文本与数字的组合。例如：姓名、地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、邮编。 默认大小为50个字符，最多255个字符，若字符个数超过了255，可以使用备注数据类型。 备注数据类型 可以解决文本数据类型无法解决的问题，可保存较长的文本和数字。例如，简短的备忘录或说明。内容可长达64000个字符。 注意：不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。 对备注型字段中的文本搜索，速度慢。所以，在对相对简短的字符、数字性数据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和索引时，尽量使用文本数据类型。 3.数字数据类型 用来存储进行算术运算的数字