秘书导论教学课件作者1155课件.pptVIP

第五章 秘书工作的基本原则、方法和艺术 第一节　秘书工作的基本原则 一、正面利益原则 　　正面利益原则，是指秘书工作价值取向 必须符合事业公利、组织公利，必须以有效 补益和优化社会效益、组织管理效益和领导 工作效益为出发点，必须在工作效能作用指 向、工作过程指向、心理及思维指向和素质 发展指向等方面都以不断提高正面效益为目 标。 　　正面利益原则要求秘书为事业发展努力 多作贡献，约束自己不出现有损于事业发展 公利的行为。 二、以领导工作为核心原则 三、闭环运作原则 　　具体工作流程闭环运作原则，是指在各 项业务活动中，各秘书岗位的分工、各工作 环节必须有序衔接、首尾相连，形成 “ 闭环 回路 ” 和连续运作的工作流程，以维护工作 进程的有序性、稳定性和连续性，充分发挥 整体功能。 　　遵从具体工作流程闭环运作原则，秘书 工作都可按具体工作目标的分解、流程设计、 环节衔接，构成首尾相连，连续运作的闭环 流程。 四、双重角色原则 　　秘书行为双重角色原则，是指秘书在受 权办理特定工作事务中，兼有 “ 领导代表 ” 和 “ 秘书 ” 双重角色（见图5-1）。 四、双重角色原则 遵从受权理事双重角色原则，秘书应该 做到四点要求（见图5-2）。 五、综合协调原则 　　综合协调原则，是指秘书在处理协调工 作中，要按照整体大于部分之和的原则，充 分发挥综合部门的作用，正确使用各种协调 手段，从目标、利益、功能、节奏等多方面 促进各子系统、各要素、各相关方面协调配 合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织协 调运转。 　　秘书在上下级交流沟通的网络中就起着 中枢神经的作用，秘书在工作中必须遵从综 合协调原则。 六、信息沟通原则 　　有效信息沟通原则，是指要以提高信息 利用的效果为出发点，在收集信息时尽可能 全面、真实准确，在加工处理信息时注重识 别、筛选、分析、综合，在传输信息时尽可 能注重针对性、有效性、适用性，尽可能提 高信息的利用价值。在防止信息不全、沟通 不畅、传递和反映不及时，信息供给不适应 领导的需要的同时，还应防止信息泛滥、信 息失真、信息干扰等。 六、信息沟通原则 　　遵从有效信息沟通原则，秘书应该做到 六点要求（见图5-3）。 第二节　秘书工作的基本方法 一、秘书协调方法 秘书协调的方法，主要有八种（见图5-4）。 （一） 沟通协调方法 　　1. 要准确把握造成失调的原因是否由信 息沟通不畅或受阻造成的。 　　2. 要了解隔阂或误会的消除，需要进行 怎样内容的信息? 　　需要采用何种方式沟通? 　　需要选择怎样的最佳时机? 　　3. 要注重协调者促进失调各方之间的相 互沟通。 （二）变通协调方法 　　1. 要肯定有关各方所坚持的看法或观点中 的合理部分。 　　2. 在有关各方看法的合理部分和共同之处 的基础上，避开差异之处，提出一个各方都可 接受的协调方法。 　　3. 要强调变通协调方法对各方都有利，事 业的整体利益需要各方的协调配合。 　　4. 当有关各方接受变通协调办法后，帮助 有关各方认识到利益是一致的，避免类似失调 现象出现。 （三）融合协调方法 　　1. 从分析失调问题中的相关因素入手， 将共同之处、相近之处、相容之处，与差异 之处、对立之处分开。 　　2. 要强调整体目标、整体利益的重要性， 使有关各方产生协调的意愿。 　　3. 提出一个各方都可接受的协调方案， 对差异之处采取灵活的折中的办法加以处理。 　　4. 若差异或对立一时难以解决，可暂时 搁置，首先恢复主要方面的协调配合；对差 异或对立之处，可逐步解决，或请领导进行 裁决。 （四）政策法规协调方法 　　1. 要了解失调现象是由于对哪些政策法规的理解 或执行的偏差造成的。 　　2. 要全面理解有关政策法规，准确把握其精神实 质，并对照失调现象，具体分析在哪些方面对有关政 策法规理解或执行上出现了偏差，应当如何正确理解 或执行。 　　3. 要同有关各方一起学习相关的政策法规，一同 对照政策法规分析失调现象，提高认识水平。 　　4. 在提高认识的基础上，统一认识，共同研究遵 照政策法规，解决恢复协调配合的具体办法。 　　5. 要按照共同研究的办法，具体解决问题，并以 有关政策法规为尺度，衡量和分析协调过程中政策法 规把握的准确程度，严格按政策法规办事。 （五）计划协调方法 　　1. 对计划执行不力或执行不当，应要求执行者严 格按计划执行，不能因局部问题影响整体计划目标的 实现。 　　2. 对有关方面执行计划的实力在因意外灾变或事 故受损而造成失调，可将此情况及时向领导汇报，以 便给予必要的支持和帮助，使计划得以顺利实施。 　　3. 对计划本身的疏漏造成的执行中的失调，应报 请计划的制定者做出必要的调整。 　　4. 对客观环境发生