秘书实务第一版第二章课件.pptVIP

第二章 秘书的可持续发展 通过秘书的应聘、面试、试用、审查考核 等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走 进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书。 掌握在应聘秘书时，如何根据自己的特点 为自己准确定位；结合具体的秘书岗位分析自 己是否胜任，及如何保持自己的可持续发展态 势。 第一节 秘书的应聘与面试 随着秘书职业队伍的完善与成熟，社会对 秘书人员的任用，已经完全纳入一般人才招聘 的程序。而不同职业岗位对自己要任用的秘书 有不同的标准。因此我们有必要研究近年来秘 书人才市场的用人趋向。 一、秘书的任职资格与条件 我们首先来看一则真实的秘书招聘广告： 例文1 P G 诚 聘 宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造和营销公 司之一，北京宝洁技术有限公司系外商独资高新技术企 业，从事研究和开发洗涤用品、清洁用品、口腔护理用 品领域的新技术，我们正在寻找自励向上的人才成为宝 洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以 下人员： 研究开发部秘书（3人，编号PGBTC09） Requirements: College graduate or vocational school graduate. 1-2yearsecretarial/administration experience in a foreign or Joint Venture company preferred. Good communication skill including fluency in English Mandarin. Have good computer skills including Word and Excel.etc. Energetic personality who likes to take initiative and is good at problem solving and working effectively with others. 从以上几则招聘广告来分析，今天社会单位对秘书 的需求和聘用要求，对我们提出了如下警示： “硬件”要求毫不含糊； “软件”要求绵里藏针； “第二专业”不可或缺； “硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以 标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊； 招聘启事内容有从对应聘者的理想、 事业心、归属感的诉求，逐步向对物质 待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋 势。 二、秘书的推荐与应聘 　　秘书的推荐与应聘是有志于从事秘书工作的人找 到门径并走进秘书这方天地的第一步，因此也是非常 重要的职业生涯的开始。 （一）推荐秘书 推荐秘书到用 人单位有三条渠道 （见图2-1）。 三条渠道是交叉关系，每条渠道各有优势和不便， 如表2-1所示。 （二）面试或约见的联系 这是最常见的事先约见。通过上述的案例，我们 得到了两个启示。 电话联系应试，这比贸然前往更有把握。 有的启事没有写明联系人、电话联系时，不要找 总经理或老板，聘用之事自有分管。也不要谁接电话 就问谁。要简单说明自己是看了招聘启事而想进一步 了解情况的，请有关人员听电话。 打这类电话或约见还应注意以下几点： 要明确联系目的，要弄清楚招聘启事上没写明、 而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题； 事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简 要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简 单明了，对答从容。 也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问， 你也不必非让对方知道你是谁； 注意谈话的艺术。 （三）准备应聘材料 根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有以下 七种（见图2-2）。 三、秘书的面试 秘书的面试是秘书的应聘考试。深厚的知识、熟 练的操作技术、从容的应对能力以及稳健的心理素质 是所有招聘单位共同期望的，应聘秘书能自然地展示 自己优异超 群的综合素 质才能成功。 面试应当特 注意下面四 点（见图2-3）。 四、秘书在试用期间的工作 作为试用秘书，应当注意以下几个问题： 详细了解单位有关的规章制度和纪律要求； 尽快进入角色减少因为生疏造成的工作不顺利； 一定保持沉稳，注意观察体会工作环境和氛围； 仔细品味自己是否适合这份工作；对自己来说， 这个供职单