秘书学第一版第九章课件.pptVIP

第九章 秘书工作管理 掌握秘书工作的管理原则； 灵活运用秘书工作的过程管理； 了解秘书工作成果的认定和管理 。 秘书工作管理中既要遵从一般管理原 则，运用科学管理方法，又要针对秘书工 作的特征，在人才选用、素质要求及培养、 绩效认定、指挥及调度等方面，从秘书工 作实践的管理需要出发，制定有效的管理 措施，才能有效地促进秘书工作的发展。 一、一般管理原则 一般管理原则适用各级各类组织，它既 要有以权控制的一面，又要有以情以理引导 和调动被管理者积极性的一面。其主要内容 是： 分工合作； 权利和责任； 纪律； 统一命令； 统一指导； 个人利益服从 整体利益； 合理报酬； 民主与集中； 等级链（亦称权威线）； 秩序； 公平； 工作稳定； 创新性； 集体精神。 以上原则是传统的管理思想与现代管理 思想的结合。 传统的管理理论认为，管理的任务就是指 挥与控制，就是命令被管理者该做什么，怎么 去做，并监督他们做好；管理行为应以威力、 监督、强制、惩处为主。这种理论建立在对人 的消极假设的基础之上， 即一般人都有厌恶劳动、 尽可能少做工作的特性， 而且怕负责任，明哲保身。 现代管理思想：美国麻省理工学院的麦 克雷戈教授针对这种传统的理论，提出了与 此完全不同的理论： 人在工作中运用智力、体力是自然的， 人并不是天生都厌恶工作，人们对工作 是喜爱还是憎恶，决定于这工作对他是 一种满足，还是一种惩罚； 外部的控制、惩罚的威胁并不是使人完 成目标的惟一方法，人在执行自愿的任 务中能够自我指挥和自我监督； 对人们取得的每一个成就都给予相应的 报酬，有利于他们为更大的目标做出贡 献；所有“报酬”中最重要的是尊重他们 的工作，使他们看到自己工作的意义， “自我实现”的需要得到满足； 怕负责任，明哲保身，常常是经验的结 果，而不是人的本性； 大多数人都具有一定的想象力、独创性 和工作才能，而在现代工作生产条件下， 一般人这方面的智慧潜力没有得到充分 的发挥。 二、“人本”原则 坚持“人本”原则，必须对“人”进行全面 认识。 “人的本质并不是单个人固有的抽象 物，在其现实性上，它是一切社会关系的总 和。”人是职业的实体，即是说，人都在一 定的职业范围内活动，因而每个人都体现着 他所从事的职业的特点。 对秘书活动的管理，首先必须体现以 人为本这一基本的原则，特别是要从秘书 职业的特点出发，去认识、理解、尊重、 体贴、关心、爱护、帮助秘书这种“职业 人”。 三、能级原则 按能级原则对秘书活动施行管理，首先必 须知人善任，任人唯贤。其次，按能级原则对 秘书活动施行管理，还必须做到用人所长，使 人尽其才。同时，管理者还应有容人之量和爱 人之心。与能级管理原则紧密联系的是，对秘 书工作施行管理，还要求对不同气质的人员安 排不同的工作任务，并运用不同的管理方法。 四、激励原则 所谓激励原则，是指通过一定的刺激手段 来促使人们产生积极向上的心理，从而充分发 挥出主动性、创造性的管理原则。激励原则的 实质在于，要运用多种管理手段来启发、调动 秘书人员发挥积极性与创造性，而不是压抑、 控制、削弱甚至打击这种积极性。 激励因素内涵很广，但最基本的有物质因 素和精神因素两大方面。 秘书机构内的科学管理，是保证秘书 部门的工作和组织机构的同步运转，充分 发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设， 积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质 和秘书部门的工作效率的保证。 一、秘书活动的弹性分工与灵活调度 秘书活动既要有以岗位责任为基础的分工， 又要有分工不同的秘书人员之间的相互配合。在 一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和个 人的专业特长，进行合理分工，做到职责明确、 各司其职；在突击任务中，则要强调机动性，加 强配合，发挥整体功能。 二、为领导群体服务的周密安排 秘书部门必须在为主要领导人提供重点服 务的同时，对其他领导人也提供必要的服务； 在集中力量辅助主要领导工