采购流程操作说明D周.docVIP

药品采购流程“储运部”操作说明 流程步骤 D1 执行岗位 中心库管(库管,复核员:润建军、霍晓博、钟伟) 执行方法 1、每月自查大库的库存数量，要求库存准确率在100%。 2、每日认真核查大库库存情况，对库存不足的药品，及时生成采购任务流转给采购部。 3、每周日、周三的下午1:00在深蓝软件“配送管理中心”模块“生成配送单据”打印 出大库货和礼品货的配送单，不得漏打和错打，然后和复核员到库房配货，配货完 毕后在软件中操作确认出库。 4、对大库药品的效期负责，每半月清查药品的效期。 5、对大库来货和礼品来货进行验收入库。 违规处理 1、对于库存有差错的部分，按照进价全额赔偿。 2、库存不足没有及时生成采购任务的，每品罚款20元。 3、对大库药品过期承担赔偿责任，对药品近效没有上报负一定责任。 流程步骤 D2 执行岗位 微机员(兼)（厂家：赵宏图，市供、市采：钟伟、大批：润建军、赵宏图、田野、瞿文） 执行方法 一、具体操作要求： 1、每周一、四和每周二、五做验收入库录入，下午四点统一打印市供和大批的配送单据，并在《打印单据记录表》上记录打印过的单据号，避免重复打印或者遗漏打印。 2、库管员负责跟踪配送单据白联返回情况（白联指店内签字后），并于配送货次日 10:00前按单号顺序整理完毕，保证单据与打印的单据张数及单号完全相符。 3、库管员整理过程中应审核配送单据上的签字及店内反馈的差错问题标注情况，并将问题第一时间上报储运部经理，由储运部经理负责协调解决，要求1个工作日内处理完毕，并由微机员将处理结果告知店内。 4、每月月末将本月内的全部单据，装订成册，留存备查。如有单据不全、店内发现差错没有解决等特殊问题，每日15：00前以书面形式上报储运部经理，由储运部经理2天内给出处理意见。 5、装订成册的单据在下月3日前上交给财务部（例如：2月3日上交1月份单据）， 上交单据要求必须完整，没有缺项，所有差异要求处理完毕。如财务部门在对账过程 当中发现有差错或缺少单据情况，由库管承担责任。 6、如果配送单据为其他门店调回中心库的，需要库管员通知配货员进行取货，并跟踪货物回到库房时间，中心库收到货品后，经库管验收后确认入库。 备注：打印的配送单据情况说明： 打印出的配送单据为一式二联（白联、粉联）， 粉联：店内收货并签字后，留存备查； 白联：店内收货签字后由配送员交回中心库，留存备查。 违规处理 1、收货录入要认真细心，每一次错误罚款5元，出现重复打印或者遗漏打印的，每人 每次罚款10元。（由于打印机夹纸或者出现其他故障需重复打印，报请储运部经理 同意）。 白联返回情况及门店反馈的差错情况，由微机员负责跟踪，1个工作日内给出回复，如没有按照规定时间解决，每人每次罚款10元，如果储运部经理没有及时处理的，罚款20元。 储运部经理负责监督抽查，如出现严重差错（例如：将货重复配送店内、发错货）， 根据产生损失情况，处以20元到100元不等的罚款。 流程步骤 D3 执行岗位 库管、配送员、复核员、储运部经理 执行方法 一、商品配货及配送： 1、库管打印出调拨单后，和复核员一起用白联进行配货，并在单据上做好标记。如：时间、付货人、复核人。 2、配送员将单据随货一起配送到目标门店，门店验收、签字留下粉联作为凭证，配送员将签字后的白联带回中心库交由库管员。 二、具体操作要求 1、库管在配货过程中，如果出现实货少于配送数量的，库管立刻查找差异原因，如没有办法解决的，应上报储运部经理，由储运部经理协同财务部协调解决。 2、储运部经理应在4个小时内通知经营部调拨员，将差异货品调拨回中心库，然后调拨员下采购任务通知采购员，安排进行药品采购。 3、整个过程由储运部经理负责跟踪差异产品调拨回中心库，经营部调拨员负责记录，并负责通知采购员采购所需药品。 4、储运部经理在库房药品出库核实无误后，在软件中“确认出库”。 5、配送员送货后要求次日早10:00之前，将单据白联交到库管员手中。 6、配送员接到已出库药品后，与中心库复核员进行件数的交接并签字，药品送达门店后配送员与门店相关接货人确认药品件数和单据数量并在配送本上签字，然后在出库单上签字，明确责任。