档案管理定稿教材.ppt

检索查阅注意事项 检索注意事项包括以下内容： a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； b）机读目录、手工检索工具条目的数量； c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况； d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况； e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。 查阅注意事项包括以下内容： a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况； b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。 c）档案的利用价值以及鉴定的情况； d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量； e）档案内容向社会开放的情况； f）本全宗指南完成时间和编制者的情况； g）其它有关问题的说明。 全宗卷 依据《全宗卷规范》（DA/T 12—2012代替DA/T 12—1994） 全宗卷的定义：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 全宗卷的内容构成（8类） 1、全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。 8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 全宗卷的整理 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按以上讲的“全宗卷构成”中1至8条进行分类。 文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。 21—１—２（临沂市档案局全宗，全宗介绍类，第２件） 编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。 目录应著录项目包括：类目名称、件 号、责任者、题名、日期、备注 新增文件材料在相关类目中接续编制目录。 文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。 保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。 （七）编研 档案编研是以室藏档案文献为主要对象，以主动提供和报道档案内容，满足利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题收集、筛选、加工档案文件，使之转化为不同编研成果的一种专业工作。 常用的几种编研资料：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等 （八）利用 档案（馆）室通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为各项社会事业服务，称档案利用工作。利用工作是档案业务工作的中心环节。 利用方式： ⑴借阅型 ⑵证明型 ⑶报道型 ⑷编研型 ⑸咨询型 ⑹宣传型 ⑺网络型 ⑻技术型 处理好几种关系 利用与保密 利用和保护 主动和被动 档案管理基础知识 黄 晓 霞 档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说??? 六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。?????? ??? 随着档案工作的不断发展，检索和编研逐渐成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。 （一）收集 档案室作为集中管理本单位档案的内部机构