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第六章 数据处理与管理 佟强 对外经济贸易大学信息学院 2006年11月 重点内容 筛选与高级筛选 分类汇总 数据透视表 数据处理与管理 Excel提供了较强的数据处理和管理的功能，可以对数据表进行筛选、排序、分类汇总、统计和重新组织表格等。 由于Excel允许将数据存放在工作表的任意位置，这为数据的处理和管理带来不便。因此，在对数据做某些处理之前，要求数据必须按“数据清单”存放。 数据清单 数据清单由标题行和数据部分组成。 第一行是表的列标题（字段名），用不同的名字加以区分。 从第二行起是数据部分（不允许出现空白行和空白列）。每一行数据称为一个记录，每一列称为一个字段。 在工作表中，最好只有一个数据清单，且放置在工作表的左上角。 数据清单与其他数据之间应该留出至少一个空白行和一个空白列。 记录单 Excel中的“记录单”命令提供了简洁的编辑和检索数据清单的方法。 用记录单查看、编辑数据清单 用记录单查找数据清单中符合条件的记录 筛选 如果希望工作表中只显示数据清单中满足条件的记录，可以用筛选或高级筛选来实现。 数据清单经过筛选后，不满足条件的记录只是被暂时隐藏了，并没有被删除。 通过筛选，可以实现对筛选后的数据做编辑操作、设置特殊格式、制作图表和打印等。 自动筛选 自动筛选允许在一个或多个字段设置条件； 没有设置条件的字段认为显示全部，设置了条件的字段，只显示满足条件的字段； 若对多个字段设置了条件，显示同时满足多个字段条件的记录； 自动筛选中多个字段之间是“与”的关系，不能是“或”的关系； 自动筛选对每个字段中设置的条件不能超过两个。 高级筛选 用高级筛选不但可以在指定的字段中设置一个或多个条件，而且条件之间可以是“与”的关系，也可以是“或”的关系； 用高级筛选要确定数据清单、条件区和结果区3个区域，如果没有给定结果区，则筛选的结果在数据清单区； 条件区 条件区的第一行是字段名或者是数据清单中字段名所在单元格地址的引用，或为空白（公式作为筛选条件）； 从第二行开始设置筛选条件：筛选条件出现在不同的行表示“或”关系，筛选条件出现在相同行表示“与”关系； 在条件中允许出现“*”代表任意一个字符串，“?”代表任意一个字符； 条件区的位置最好安排在数据清单的下面，以避免在筛选时隐藏。 公式作为筛选条件 公式的结果作为条件来筛选记录； 条件区的第一行为空，但是仍然是条件区域的一部分。（由于系统通过公式中的地址引用来确定条件所在的列，因此不需要表头。） 公式中用作“条件”的引用必须用相对地址引用，公式中其他所有的引用都必须用绝对引用。 排序原则 数值型数据排序的原则：数值大小 字母与符号的排序原则： 0~9空格!”#$%()*,./:;?@[\]^_`{|}~+=A~Z 汉字的排序原则 按拼音字母排序：“大”“小” 按笔划排序：按笔划多少 按“自定义序列”排序 逻辑值排序原则：FALSETRUE 其他 无论升序还是降序排列，空白单元格总是排在最后面 所有错误值的优先级相同； 排序时，隐藏的行/列也会参与排序，最好取消隐藏 排序 工具栏排序按钮 3个数据列/行的排序：主关键字、次关键字、第三关键字 4个数据列/行的排序 先对“最次要的关键字”排序 然后再用对其他关键字排序 自定义序列排序 分类汇总 分类汇总是指在数据清单中按某一列数据的值对数据清单进行分类后，按不同的类对数据进行统计。 分类汇总时要： 确定数据清单中的一列为分类字段； 分类字段中的同类别的数据在相邻的单元格（预排序）； 确定分类汇总的方式（总和、个数、平均值）； 确定要统计哪些数据列。 数据透视表 数据透视表是对原有的数据清单重组并建立一个统计报表。 数据透视表是一种交互式的、交叉制表的Excel报表，用户对数据进行汇总和分析。 分级显示 分级显示可以隐藏数据表中的若干行/列，只显示指定的行/列数据。 分级显示通常用于隐藏数据表的明细数据行/列，而只显示汇总行/列。 一般情况下，汇总行在明细行的下面，汇总列在明细列的右侧。 合并计算 用三维公式实现合并计算 按位置合并计算 按分类合并计算 列表 为了更好地对工作表中的数据区进行独立的管理，可以将每一个数据区创建为一个列表。 一个工作表中可以创建多个列表，一个列表相当于一个独立的数据集，可以对列表进行筛选、添加行和创建数据透视表等操作。 本章小结 数据清单 记录单 自动筛选高级筛选 排序 分类汇总 数据透视表 分级显示 合并计算 列表 本章作业 预习 第七章 函数与应用 作业 教材P102 习题 教材P163 实验10.5 排序和筛选 教材P166 实验10.6 分类汇总和数据透视表 * * *