如何有效的使用e-mail.ppt

E-MAIL的使用注意事项: 如果双方对E-MAIL的内容有异议,请立刻停止继续以E-MAIL的方式进行沟通,使用直接沟通最有效; E-MAIL的使用注意事项: 不建议使用易令人造成误会的个人签名; E-MAIL的使用注意事项: 不传发与工作无关的E-MAIL. 考虑他人计算机的容量，电子邮件大小不超过5M LESS THAN 5M！ 回复电子邮件的礼仪与规范 三思回复内容 勿期盼他人会立即回复你的信件 发信者通常会期盼所传送出去的邮件，能够让对方赶快阅读、处理，以及回复。我们不要对他人回复信件的时效性做过分期许。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知原寄送人，忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。在网际空间中，要有宽容互助的心胸，原谅别人无心的错误并热心协助。 谨慎处理恶意中伤的邮件 　　在网际空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为Flames.对于Flames的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付Flames最好的方法为：忽视它！离开屏幕继续过着自己正常而理性的生活 阅读信件时应设法厘清建议与意见 　　如同撰写传送邮件时须注意厘清建议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反应需求还是提出方案、鼓吹行动？如此，才能适当地回复来信。 避免非相关主题性的言语 　　网际空间具有「八卦」传播与间聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用“Reply”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆。 将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见 　　在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此，只须轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的意见。在网际空间中，长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引群众。 情绪高涨时避免立即回复讯息 　　人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助，极易造成误解。有很多的字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人，例如有人以「三字经」作为见面时打招呼的口头禅，但若将其写入邮件传送给不明究理的人，恐怕将引起不可预期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时，此时应等心情平静后再看一遍，恢复正常理智时，解读信件内容的方式或许全然不同。 切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者 　　若要把他人的来函转送给第三者之前，要先征询来信者的同意，否则犯了网络礼仪的大忌！对来信者而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。 考虑替代性的沟通管道 　　回复电子信件前，再思考一下：为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签覆？别忘了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的，更何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进行电子邮件沟通，误解与纠纷自然在所难免。最后，要提醒所有新新的计算机族群们，当你们成为优秀的好国民时，千万要遵守「因特网」的礼仪，不要认为在计算机的世界里，没有人可以看见你，就可以为所欲为哦。 E-MAIL的使用注意事项: 定时收取信件，及时回复信件，回复发件人收条。 谢谢大家! Page * Page * 如何有效使用E-MAIL 内容简介 目前公司内部邮件传递存在的主要问题 E-MAIL使用规范、礼节 E-MAIL的使用注意事项 Email也是双刃剑？ 目前E-MAIL已在公司普遍使用,成为信息公布、工作汇报、沟通及问题处理的工具,但同时我们也感到在使用中存在着一些问题导致沟通的不顺畅,影响了工作 。 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL没有标题,让收信人摸不着头脑 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL总喜欢发给与其不相干的人,白白浪费了公司的资源 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL洋洋洒洒写了一堆,收信人看完了内容,却不知道发信人到底需要谁的帮助 目前公司内部邮件传递存在问题 有的E-MAIL不管事无巨细,有无必要,总喜欢发给总经理,也不知道是希望总经理拿主意呢还是主持公道 ？ 目前公司内部邮件传递存在问题 明明当事人可以当面立刻说清楚的问题,往往你来我往发了很多E-MAIL,但问题