办公室来客接待管理流程.docxVIP

办公室来客接待管理流程第一条 为规范集团公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。第二条 来客接待（一）接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系，并请来客填写来宾登记卡。（二）根据来宾填写的登记卡，由前台接待人员与相关部室电话对接，同时，为来宾指明楼层及办公室房间号。（三）来宾要访问副总裁以上领导，则由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在秘书室稍事等候，由秘书通告总裁或副总裁，接见来宾。（四）遇来宾要访问的副总裁以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。（五）来宾来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。第三条 来电管理（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请 稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！****集团公司，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。