电子文件管理要素.ppt

在法律不健全之前，一方面要积极探索确保电子文件原始性、真实性的技术和方法。另一方面在没有充分把握证实电子文件的原始性、真实性时，对一些特别重要的电子文件，要将其纸质文件或制成纸质或缩微等一道保存，双轨制 电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 电子文件的有效性 * 1、大多数单位或个人只把计算机当作打字的工具，一旦输出纸质的文件后，电子文件就丢失了。目前，很多单位花费大量的人力财力进行纸质档案数字化，的确是一种资源浪费。如果保存这些草稿的话，就不会出现这种情况，况且，在一些草稿文件中，包含许多重要的修改过程信息，具有查考价值，所以很有必要进行保留。 2、有些单位使用OA系统，但还是以纸质文件为主，以电子文件为辅助文件，一旦纸质文件生成，电子文件就不被重视和管理，有时由于存储空间有限，为了接收新的电子文件，往往随意删除一些原来的电子文件 3、更进一步的单位已 开始将电子文件作为正式文件使用，而把纸质文件作为辅助文件，但其归档尚存在一些问题。最突出的是大多数办公自动化系统在设计时没有把档案工作纳入进去，没有档案人员参与意见。因此对电子文件归档考虑不周，有的只设计了逻辑归档，也就是说，电子文件生成时在什么位置归档后仍未改变，只把目录信息归并到一个文件夹中，或者是归并在档案部门使用的终端上，而没有集中下载到可脱机保管的载体上，一旦网络系统出现问题，电子文件会丢失。 4、由于电子文件存储载体有多种，所以选择不好存在安全隐患，如软盘，极易损坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。硬盘虽然可靠性较强，目前的容量也不断增大，但不便于脱机保管。光盘倒是好的存储载体，但目前市场上的光盘种类繁多，有些光盘的可靠性和保存寿命存在问题。 5、前面讲过电子文件对设备环境具有依赖性，在电子文件归档时，有的没有保存其生成的软硬件等方面参数，如果系统被破坏，那么由它生成的电子文件无法读出。 综上：必须从OA、CAD、CAM等系统设计及电子文件生成时，就采取措施，做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定工作。 收集和积累是相辅 相成的。电子文件生成到电子文件归档有一个过程，一个时间间隔。在这个时间段内，电子文件极易被修改，所以积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。 传统档案的鉴定工作是对文件材料和档案的价值、使用状况进行鉴别与判定的工作。 包括：文件归档鉴定、档案进馆鉴定、到期档案鉴定、重要档案鉴定、档案开放鉴定。 　 * * * 对于纸质文件来说，一般不用特意区分信息的物理结构与逻辑结构，因为它们是一致的。例如，如果排错了文件的页码，不仅破坏了信息的物理结构，同时也破坏了信息逻辑结构。 而对电子文件就不同，同一份电子文件中的正文、批示、图形等可以不在同一载体上，而不影响正常的输出。 在电子文件传输、转换等处理中，物理结构经常变化，而逻辑结构却可以保持不变。所以电子文件的物理结构与逻辑结构关系是很复杂的。如何保持其物理结构与逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏的关键问题。 纸质文件的内容与载体是不可分离的，墨迹必须依附在纸张上才能形成文字， 　对于一份纸质文件来说，通常只能在某时、某地让能接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制，因为电子文件的处理环境是电子计算机和网络技术，所以任何人在任一时刻可以同时到网络终端上阅读某个设备上的同一个电子文件(不加限制)。 此处所指的不安全性是特指电子文件在网络系统中的不安全性，这种不安全性来自三个方面的内容： 一是网络系统过于复杂，缺陷太多。网络协议的漏洞，计算机系统为维护方便留的后门入口，常常是黑客攻击点。 二是社会的宽容态度使众多黑客有恃无恐，他们利用合法的组织公开进行技术交流，普通人也可以很容易掌握各种“诀窍”，使网络防范破解技术迅速得到普及，给网络安全带来极大的危害。 三是有效的网络安全防范方法已远远超出电子计算机专家的知识、技能。 此性质对电子文件的原始性及安全性是一个巨大的冲击。由此引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑。 * 随着计算机技术的发展和电子文件法律作用的被确认，有一天可能会用技术手段解决电子文件的原始性问题，从而电子文件的法律凭证作用会得到与纸质文件相同的效果。 1。数字签名是一种字母数字串，发方生成一个“数字签名”，与文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数字签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份文件确实来自发方，这份文件的内容没有被人作过手脚，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份文件确实是自己发出的，对这份文件的生效应负全部责任。 4。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过