EI-HRD-2-008_A出差管理程序总结.doc

Date Rev 变更记录 Change Description 2013/5/14 A 新版發行 Authorized by Approved by Prepared by Edit Dept. 人力資源處 一、目的 為使本公司員工出差、公出之管理有所遵循，特訂定本辦法。 二、范围 適用于公司所有員工及派駐幹部公出、出差、奉派受訓、參展、考察等，期間未超過三十日者悉依本辦法辦理。 三、定义 3.1公出：凡因公務外出而能於當天往返者。 3.2國內出差：凡因公務外出需一天以上才能往返者，且出差地點在中國大陸境內。 3.3香港、澳門地區出差：因公派至香港、澳門區域出差。 3.4國外出差：因公派至中國大陆以外(除台灣)區域出差。 四、权责 N/A 五、流程图 5.1作业流程图 (直立式) 作業要點 表單記錄 1. 2周前提出 2.部門預算管理者需協助填寫交際費使用情況檢視欄位，并進行初核 1.部門主管審核 2.審核通過后，至U槽費用管控表登記 HR、財務處操作人員及主管進行審核 依核決權限呈簽至總經理、董事長核准 匯整相關發票并提出申請 HR、財務審核所有費用及規範，依核決權限呈簽至總經理核准 表單留存財務處 出差申請單 出差申請單 出差申請單 出差申請單 出差申請單（已核准） Tiptop預支憑單 出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單 出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單 出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單 六、作业内容 6.1公出 課長級（含）以下人員公出，應填妥「外出申請單」，依規定呈主管核准後公出；若有「私車公用」者應填寫「出差費用報銷清單」和「派車申請單」，憑以報支油費補貼。業務部外勤業務人員及總務人員例行公出不受此限定。各部门主管公出需向上一級主管或其職務代理人口頭報告後公出。 6.2國內出差 6.2.1國內出差應填寫「出（銷）差申請單」，依第4項規定呈權責主管核准，送人資單位辦理差假事宜；出差人預借旅費時應填寫「預付憑單」呈權責主管核准，如權責主管不在時，應由其職務代理人核准，否則其旅費不予借支。 6.2.2惟遇緊急事故，由直屬主管臨時派遣出差者，可先行出差，事後再補填「出（銷）差申請單」呈權責主管簽核後交人事單位備查。公出或出差期限應由派遣主管視事實之需要，事先予以核定，在期限內除因疾病或事故阻滯外，不得任意延期；因故需要延期者，應事先以電話或電子郵件請示主管或返回公司後由主管核定追認，並通知人事單位更正登記。如因私事遲延者，應按請假規定辦理，其遲延期間不得報支旅費。 6.2.3出差人員在出差期應將連絡地點及電話通知其職務代理人。 6.2.4國內出差人員之交通工具，除使用公司車輛外，以搭乘大眾運輸工具為原則，若私車公用，須事先於「派車申請單」上註明并寫上公里數，但緊急情事或臨時突發狀況得先以口頭或電話向上級主管報備，事後得以實際發生之里程，依每公里人民幣1.5元核實提出補助申請。 6.2.5因緊急情事或因公務必要需搭乘飛機時，應事先在「出（銷）差申請單」上填明報請核准，經總經理核准後搭乘；若臨時突發狀況，得先以口頭或電話向上級主管報備，事後再補填「出（銷）差申請單」呈主管簽核後交人事單位備查。 6.2.6隨同總經理（含）職級以上人員出差時，得比照其搭乘相同交通工具及相同之膳宿。 6.2.7公出若因時間較長或距離較遠之特殊需要，經部門主管核准後，得請領誤餐費；但已報支宴客之交際費後則不得再報支「誤餐費」，另在上午7：00、中午12：00、下午18：30以後出發者，不得報支當餐誤餐費。 6.3大陸境外（含香港、澳門） 6.3.1系指本公司人員奉派至國外辦理公務或指派出國考察、參展、受訓 者；應填寫「出（銷）差申請單」依行政程式呈轉至董事長核准後，送人事單位登記辦理差假及辦理護照、購買機票等出國相關手續。 6.3.2旅費計算起訖期間 國外出差期間係指自國內出發之日起至回國之日止，出發日及回國日之膳什費仍以全額給付。 6.3.3國外貨幣之換算 6.3.3.1以出差前一天結匯之匯率換算。