教学辅导文五日程安排.docVIP

　　日程安排 1．日程安排与文秘人员 　　 　　管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。 　　如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。 　　 　　2．日程安排的意义