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什么是会议 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它围绕特定目标而开展，是一种高度组织化的群体性活动，往往伴随着一定规模的人员流动和消费。会议活动已深深地根植于人类社会活动的各个领域，国际组织、政府机关、跨国公司等无不需要会议活动的帮助，是人类社会活动不可或缺的一种交往方式随着社会的发展，会议业因其广泛的影响、高额的利润和巨大的潜力，逐渐发展成为现代服务业的核心产业之一。会议经济是西方较早提出的产业经济概念。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议将极大地提升地区或城市的知名度，促进当地与外界的技术贸易交流与合作，同时也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。可以说，会议是一个市场或区域经济的深度测试，是城市与国家经济的重要助推器与风向标。会议的组织者会议的组织者主要可以分为3类，即公司、协会组织以及其他组织。其中公司和协会组织是会议市场的主要组织者。一、?公司????? 公司举办的会议在会议市场上处于特别重要的地位。公司为了业务和工作的需要，举办不同规模和各种层次的会议，可分为公司内部会议、公司外部会议、兼顾内部和外部的会议此3类。公司会议的发起者是公司，故参加会议的人员是被动的，其平均规模小于协会会议，筹备时间较短，并且为保密起见，一般不愿公开报道自己的会议详细情况。二、?协会组织????? 几乎每个行业都有自己的协会和专业会议，他们对专业范围内所有议题都有可能召开会议进行讨论。协会一般间隔一定时间就召开会议，如年会、双年会；协会会议的举办地经常变换，一般不会在一个地方连续举办两次会议；与公司会议相比，协会会议筹备时间更长。三、?其他组织????? 除了公司类或协会类的会议外，还有许多不属于这两类的主办者也经常开展会议活动。这类会议在会议市场中也占有一定的地位，主要包括政府会议、工会和政治团体会议、宗教团体会议、慈善机构会议等。按会议的组织者来划分的各类会议主要具有如下特征：一、?公司类会议的特点1、?数量庞大，范围广泛。????? 公司类会议是会议市场的主要组成部分，并且发展非常迅速。公司类会议设计范围也很广，可分为销售会议、新产品发布/分销商会议、专业/技术会议、管理层会议、培训会议、股东会议、公共会议、奖励会议等形式。2、?会议时间选择呈现出周期性与灵活性相结合的特点。????? 公司类会议在全年各季分布均匀，且大多在每周的工作日时间举行。部分旅游形式具有明显的周期性，如销售会议、股东大会通常是每年举办一次，但大部分的公司类会议是根据需要而定，而非按固定的时间周期来举行。3、?会议筹备时间较短。????? 公司类会议的前期准备时间一般不超过一年，多数在3-6个月左右。此外，经常出现临时决定举行会议的情况。4、?会议地点选择具有重复性。????? 公司类会议对会议地点的选择主要考虑设施条件、服务质量、交通费用及便利程度等，一般不需要考虑变更地理位置的问题。因此，公司类会议大都具有固定地点重复举行的特点。5、?与会人数较少，具有可预测性。????? 根据ICCA对2000年度公司会议市场的调查，大多数会议与会人数少于500人，只有7%的会议的代表人数达1000人以上。同时，因为公司类会议往往带有指令性和强制性色彩，所以其参与人数完全可以预计。6、?主办会议者决策集中，多数参会者缺乏自主性。????? 公司类会议的主办单位往往由一两个高层管理人员或部门主管对会议的各项安排做出决定，因而会议决策具有集中性的特点。而由于参与者是会议主办者的雇员或直接利益相关者，因此无论他们主观上情愿与否，都必须参加会议，即在旅游决策上缺乏自主性。二、?协会类会议的特点1、?效益巨大，形式多样。????? 协会类会议的经济效益巨大，表现形式主要有年度大会、地区性年会、专门会议、研讨会和专题讨论会等。2、?旅游时间选择周期性明显。????? 由于协会类会议大多是例行会议，因此其时间选择有着明显的固定周期，其最活跃的月份以此为10月、5月、4月、6月和9月。3、?旅游筹备时间较长。????? 协会会议总是事先计划好的，并且规模越大，前期准备时间越长，会议主办者需要大量的时间来考察和决定会议举办地。4、?旅游地点选择变换性强。????? 与公司类会议旅游不同，协会类会议需要经常变换会议举办地以保持股东会议、公共会议、奖励会议等形式。5、?与会人数难以预测。????? 由于协会类会议都是靠与会者自愿参加，其参加人数的多少并不被会议主办者所掌握，因此会议举办地难以准确预测协会类会议旅游者的人数。6、?逗留时间相对较长。????? 协会类会议的会期80%在3天以上，一般为3-5天，由于协会类会议参与者